KI-Beratung im Mittelstand & KI-Workshop in Bielefeld

KI-Beratung für Unternehmen: vom Wenn-Dann-Satz zur eigenen KI-Software

Individueller KI-Envisioning-Workshop für Geschäftsführung und Prozessverantwortliche – im H1 Bielefeld

KI-Beratung der InSys AG ® für Vertrieb, Kundenanalyse und Controlling: Wir zeigen, wie Sie Prozesse beschreiben und KI die passende Software bauen lassen.

KI-Workshop anfragen

Der Wenn-Dann-Satz ist die neue Programmiersprache

KI-Beratung, die beim Prozess beginnt und nicht beim Programmierer

Noch vor einem Jahr scheiterte individuelle Software im Mittelstand meist am Budget: Lastenheft, Entwicklerteam, monatelange Projektlaufzeit. Heute setzen KI-Werkzeuge wie Claude von Anthropic oder ChatGPT von OpenAI eine präzise Prozessbeschreibung in kürzester Zeit in funktionierende Software um. Entscheidend ist nicht mehr, wer programmieren kann, sondern wer einen Ablauf klar als Wenn-Dann-Satz formulieren kann.

Genau hier setzt die herstellerunabhängige KI-Beratung der InSys AG ® an, speziell für Mittelstand und KMU. Wir zeigen Geschäftsführung, Vertriebsleitung und Prozessverantwortlichen, wie wirkungsvoll KI im Backend heute ist: als stiller Mitarbeiter, der Vertriebsprozesse automatisiert, Veränderungen im Kauf- und Kommunikationsverhalten erkennt, die Auslastung analysiert, Umsätze prognostiziert und eingehende E-Mails und Anfragen verarbeitet. Daraus entsteht eine KI-Strategie, die zu Ihrem Unternehmen passt und vom ersten Anwendungsfall bis zur KI-Einführung trägt. Für die KI am Arbeitsplatz begleiten wir Sie zusätzlich bei der Einführung von Microsoft 365 Copilot.

„Die meisten Unternehmer und Prozessverantwortlichen wissen noch nicht, wie einfach und mächtig KI geworden ist. Wer seinen Prozess als Wenn-Dann-Satz beschreiben kann, bekommt heute in kürzester Zeit eine Software, die vor einem Jahr an den Entwicklungskosten gescheitert wäre.“

Thomas Honemeyer, Vorstand der InSys AG ®

Fünf Einsatzfelder für KI im Backend

KI-Datenanalyse und Prozessautomatisierung: wo der Mittelstand heute den größten Hebel hat

Vertrieb automatisieren mit KI im CRM

KI bewertet neue Leads, ergänzt Datensätze im CRM, bereitet Angebote vor und erinnert an Nachfassaktionen. Ihr Vertrieb arbeitet an Kunden statt an Datenpflege.

Wenn ein Interessent ein Angebot zweimal öffnet und nicht antwortet, dann legt die KI im CRM eine Aufgabe für den zuständigen Vertriebler an und schlägt eine Nachfass-Mail vor.

Veränderungen im Kauf- und Kommunikationsverhalten erkennen

KI vergleicht Bestellungen und Kontakthäufigkeit jedes Kunden laufend mit seinem eigenen Verlauf: seltener bestellt, weniger E-Mails, weniger Anrufe. So fällt auf, wenn ein Kunde leise abwandert. Zum Praxisbeispiel

Wenn ein Stammkunde seltener bestellt als üblich und sich zugleich seltener per E-Mail oder Telefon meldet, dann erstellt die KI eine Warnung mit Begründung und Handlungsempfehlung für den Vertrieb.

Eingehende Kommunikation automatisch verarbeiten

E-Mails, Formulare, Bestellungen und Anfragen: KI liest, klassifiziert, extrahiert Daten und leitet sie direkt in Ihrer Microsoft 365-Umgebung weiter.

Wenn eine E-Mail eine Bestellung mit Artikelnummern enthält, dann erfasst die KI die Positionen, prüft sie gegen den Artikelstamm und legt einen Auftragsentwurf zur Freigabe an.

Auslastungsanalyse und Ressourcenplanung mit KI

KI wertet Auftragsbestand, Projektplanung und Zeiterfassung aus und erkennt Engpässe und Leerlauf, bevor sie entstehen. So planen Sie Teams, Termine und Kapazitäten vorausschauend statt reaktiv. Zur Beispielgrafik

Wenn die geplante Auslastung eines Teams in den nächsten vier Wochen über 90 % steigt, dann meldet die KI den Engpass an die Teamleitung und schlägt vor, welche Aufträge sich verschieben lassen.

Forecasting: Umsatz- und Absatzprognosen mit KI

KI erstellt aus Rechnungs-, Auftrags- und CRM-Daten laufend aktualisierte Prognosen, statt nur einmal im Jahr zu planen. Abweichungen vom Plan werden sichtbar, solange noch Zeit zum Gegensteuern ist. Zur Beispielgrafik

Wenn die KI-Prognose für das nächste Quartal mehr als 10 % unter Plan liegt, dann informiert die KI die Geschäftsführung und nennt die betroffenen Kunden und Produktgruppen.

Beispiel · fiktive Daten

Auslastung nach Teams · Oktober 2026 (Stand 15.10. · Prognose für die nächsten vier Wochen)

TeamAuslastungPrognose 4 Wo.TrendOffenStatus
Montage Süd91 %96 %▲ +624Engpass
Projektteam78 %84 %▲ +615Im Plan
Innendienst70 %72 %▲ +211Im Plan
Service Nord64 %61 %▼ −39Kapazität frei
Werkstatt48 %52 %▲ +45Kapazität frei

Weiße Markierung: Warnschwelle 90 % Auslastung

Gelbe Warnung

Das Team Montage Süd erreicht in den nächsten vier Wochen voraussichtlich 96 % Auslastung. Vorschlag: die Aufträge A-2318 und A-2330 auf KW 47 verschieben oder an das Team Service Nord mit freier Kapazität übergeben. Hinweis an die Teamleitung wurde versendet.

Beispielhafte KI-Auslastungsanalyse mit Engpasswarnung. Alle Daten sind fiktiv.

Beispiel: KI-Auslastungsanalyse mit Engpasswarnung

So kann eine Auslastungsanalyse mit KI aussehen: Die KI wertet Auftragsbestand, Projektplanung und Zeiterfassung aus und blickt vier Wochen nach vorn.

  • Aktuelle Auslastung je Team aus gebuchten und geplanten Stunden
  • Prognose der Auslastung für die nächsten vier Wochen aus Auftragsbestand und Terminen
  • Trend gegenüber dem Vormonat
  • Bei Überschreiten der Warnschwelle: Warnung mit konkretem Vorschlag, welche Aufträge sich verschieben oder umverteilen lassen

So erkennen Sie Engpässe und freie Kapazitäten, bevor Termine platzen oder Teams leerlaufen.

Beispiel · fiktive Daten

Umsatz 01.01. bis 30.09.2026 gegenüber Vorjahreszeitraum

4,60 Mio €↗ +9 %

Vorjahr: 4,22 Mio € · taggenau · Prognose 2026: 6,61 Mio € (Saisonverlauf Vorjahr, mit bisherigem Trend fortgeschrieben)

Umsatz in Tsd. € 0300600900JanFebMärAprMaiJunJulAugSepOktNovDez Prognose Q4
Umsatz 2026KI-PrognoseVorjahrPlan Q4
Prognose Q4 2026 gegenüber Plan89 % von 2,25 Mio €
Warnschwelle 90 %
Gelbe Warnung

Die Prognose für Q4 liegt 11 % unter Plan. Der Rückgang betrifft vor allem die Produktgruppe Ersatzteile, besonders die Kunden K-10042 und K-10317. Hinweis an die Geschäftsführung wurde versendet.

Beispielhafte KI-Umsatzprognose mit Frühwarnung. Alle Zahlen sind fiktiv.

Beispiel: KI-Prognose mit Frühwarnung

So kann Forecasting mit KI im Alltag aussehen: Die KI rechnet den Umsatz täglich hoch und vergleicht ihn mit Vorjahr und Planung.

  • Umsatz seit Jahresbeginn taggenau gegenüber dem Vorjahreszeitraum
  • Prognose für das Gesamtjahr aus dem Saisonverlauf des Vorjahres und dem aktuellen Trend
  • Abgleich der Prognose mit dem Plan für das laufende Quartal
  • Bei Unterschreitung der Warnschwelle: Warnung mit den betroffenen Kunden und Produktgruppen

So sehen Sie nicht nur Zahlen, sondern erhalten rechtzeitig einen konkreten Hinweis, wo Sie gegensteuern sollten.

Praxisbeispiel: KI erkennt Veränderungen im Kauf- und Kommunikationsverhalten

So sieht eine KI-Warnung aus, dargestellt an einem Musterkunden mit fiktiven Daten

Musterkunde · fiktive Daten

Kauf- und Kommunikationsverhalten: Muster Maschinenbau GmbH

Gelbe WarnungStand 2026-09-15 · Kundennummer K-10042

Abwanderungsrisiko: Bestellintervall deutlich länger, weniger Kontakt

Der Kunde bestellte bisher etwa alle vier Wochen. Seit Juni 2026 liegen bis zu acht Wochen zwischen den Rechnungen, die Artikelvielfalt ist von 17 auf 9 gesunken. Gleichzeitig kamen im letzten Quartal deutlich weniger E-Mails und Anrufe vom Kunden. Der Rückgang betrifft vor allem Ersatzteile, nicht die Grundversorgung. Das Muster deutet auf eine Teilverlagerung zu einem Wettbewerber hin. Empfehlung: persönlicher Kontakt durch den Key-Account-Manager innerhalb von 14 Tagen.

Tage seit letzter Rechnung
58
Median-Intervall 12M / Vor-12M
35 / 28 Tage
Umsatz 12M
41.200 €
Umsatz Vor-12M
63.900 €
Rechnungen 12M / Vor-12M
9 / 13
Ø Rechnung 12M / Vor-12M
4.578 € / 4.915 €
Positionen je Rechnung (12M)
3,1
Artikelvielfalt 12M / Vor-12M
9 / 17
E-Mails vom Kunden 3M / Vor-3M
14 / 41
Anrufe vom Kunden 3M / Vor-3M
3 / 11

Analyse durch Claude von Anthropic auf Basis anonymisierter Rechnungs- und Kontaktdaten (nur Kundennummern) · monatlich ab dem 15.

Beispielhafte KI-Warnung zur Kundenabwanderung. Die Darstellung ist angelehnt an das System, das die InSys AG ® selbst einsetzt.

Aus dem Praxiseinsatz der InSys AG ®

Wir nutzen dieses System selbst: Jeden Monat ab dem 15. vergleicht Claude von Anthropic das Kauf- und Kommunikationsverhalten unserer Kunden mit ihrem eigenen bisherigen Verlauf. Die Anwendung haben wir selbst mit Claude von Anthropic entwickelt.

Was die KI dabei prüft:

  • Bestellintervall im Vergleich zum üblichen Rhythmus des Kunden
  • Umsatz, Anzahl und Durchschnittswert der Rechnungen der letzten zwölf Monate gegenüber den zwölf Monaten davor
  • Artikelvielfalt und Positionen je Rechnung
  • Kommunikationsverhalten: Meldet sich der Kunde seltener per E-Mail oder Telefon als üblich?
  • Einordnung: abgeschlossenes Großprojekt, saisonaler Effekt oder echtes Warnsignal

Wenn ein Kunde seltener bestellt und sich seltener meldet als üblich, dann erstellt die KI eine Warnstufe mit Begründung und konkreter Handlungsempfehlung.

Der Unterschied zur klassischen Auswertung: Die KI liefert nicht nur Zahlen, sondern eine Einschätzung in Worten. Sie unterscheidet zwischen einer normalen Schwankung und einem Kunden, der Aufmerksamkeit braucht.

Was sich in den letzten zwölf Monaten verändert hat

Individuelle Software: früher Großprojekt, heute Workshop-Ergebnis

Bisher

  • Wochenlanges Lastenheft vor der ersten Zeile Code
  • Entwicklerkapazität als Engpass und größter Kostenblock
  • Nur große, standardisierte Prozesse rechnen sich
  • Jede Änderung wird zum neuen Projekt

Heute mit KI

  • Der Prozess wird als Wenn-Dann-Satz beschrieben
  • KI-Werkzeuge wie Claude von Anthropic oder ChatGPT von OpenAI setzen ihn in kurzer Zeit in Software um
  • Auch kleine, abteilungsspezifische Abläufe werden wirtschaftlich
  • Anpassungen per neuer Beschreibung statt Change Request

Die Fachabteilung wird vom Bittsteller zum Auftraggeber und Tester. Die InSys AG ® sorgt dafür, dass die KI-Lösungen sicher an Microsoft 365, Ihr CRM und Ihre IT-Infrastruktur angebunden werden.

Herstellerunabhängige KI-Beratung: Claude von Anthropic, ChatGPT, Copilot & Co.

Welche KI passt zu welchem Prozess? Wir empfehlen das System, das zu Ihren Daten und Abläufen passt, und nicht das eines bestimmten Herstellers.

Die InSys AG ® berät herstellerunabhängig. Für jeden Prozess bewerten wir, welches KI-System die Aufgabe am besten löst, wo Ihre Daten verarbeitet werden und was es im Betrieb kostet. Als Microsoft-Partner kennen wir Microsoft 365 Copilot im Detail. Empfohlen wird aber immer die Lösung, die zu Ihrem Unternehmen passt. Häufig ist das eine Kombination mehrerer Systeme.

Claude

von Anthropic

KI-Modell für lange Dokumente, präzise Texte und das Erstellen von Software aus Prozessbeschreibungen. In Claude for Work und über die Claude API nutzt Anthropic Ihre Inhalte laut Vertragsbedingungen nicht zum Training.

Typisch für: individuelle Anwendungen aus Wenn-Dann-Sätzen, Auswertung umfangreicher Unterlagen

ChatGPT

von OpenAI

Der bekannteste KI-Assistent. In ChatGPT Business, ChatGPT Enterprise und über die API werden Ihre Daten laut OpenAI standardmäßig nicht zum Training verwendet; für Enterprise und API ist eine Datenhaltung in Europa möglich.

Typisch für: ChatGPT für Unternehmen, Recherche, Texterstellung, Anbindung per API an eigene Abläufe

Microsoft 365 Copilot

von Microsoft

KI direkt in Word, Excel, Outlook und Teams. Copilot arbeitet mit den Daten in Ihrem Microsoft 365 Tenant und berücksichtigt die bestehenden Berechtigungen. Mehr zur Einführung von Microsoft 365 Copilot.

Typisch für: KI am Arbeitsplatz, Besprechungen, E-Mails und Dokumente

Gemini

von Google

Die KI von Google, integriert in Google Workspace mit Gmail, Docs und Sheets. Für Unternehmen, die bereits mit Google-Diensten arbeiten, ist Gemini oft der naheliegende Einstieg.

Typisch für: Gemini für Unternehmen mit Google Workspace

Mistral AI

europäischer Anbieter aus Paris

Französisches KI-Unternehmen, das Daten standardmäßig in der EU hostet. Offene Modelle lassen sich zusätzlich im eigenen Rechenzentrum betreiben. Das ist interessant bei besonders strengen Datenschutzanforderungen.

Typisch für: europäische Datenhaltung, selbst betriebene KI-Modelle

KI-Agenten

die Verbindung der Systeme

Ihre volle Wirkung entfaltet KI, wenn KI-Agenten Systeme verbinden: Postfach, CRM und Warenwirtschaft. Welches Modell im Hintergrund arbeitet, entscheiden wir je Prozess nach Leistung, Datenschutz und Kosten.

Typisch für: KI-Agenten im Unternehmen, automatisierte Abläufe im Backend

KI-Envisioning-Workshop: KI verstehen, Prozesse beschreiben, Potenziale bewerten

Individueller KI-Workshop für Unternehmen, vor Ort im H1 Bielefeld

Aufklärung ist der wichtigste erste Schritt: Erst wer gesehen hat, wie schnell aus einem Wenn-Dann-Satz eine funktionierende Anwendung wird, kann die Potenziale im eigenen Unternehmen realistisch einschätzen. Deshalb führt die InSys AG ® den halbtägigen KI-Envisioning-Workshop individuell und exklusiv für Ihr Unternehmen durch, und zwar in den eigenen Räumen im H1 Bielefeld. Nebenbei stärkt der Workshop die KI-Kompetenz Ihres Führungsteams.

  1. Vorgespräch

    Wir klären Ziele, Teilnehmende und die Prozesse, die Sie am meisten Zeit kosten. Das Vorgespräch führen wir telefonisch oder per Teams.

  2. Impuls und Live-Demo

    Wir zeigen live, wie KI aus einer Prozessbeschreibung eine lauffähige Anwendung erstellt. Programmierkenntnisse brauchen Sie dafür nicht.

  3. Prozess-Werkstatt

    Gemeinsam übersetzen wir Ihre Abläufe aus Vertrieb, CRM und Posteingang in klare Wenn-Dann-Sätze.

  4. Bewertung, KI-Strategie und Roadmap

    Sie erhalten eine priorisierte Liste Ihrer KI-Anwendungsfälle nach Nutzen und Umsetzbarkeit als erste KI-Roadmap mit den nächsten konkreten Schritten.

Format
Individueller Firmen-Workshop exklusiv für Ihr Unternehmen, keine gemischten Gruppen
Dauer
4 Stunden, auf Wunsch länger bei bereits konkreten Vorhaben
Investition
1.599 € netto pro Workshop für max. 10 Teilnehmer
Ort
H1 Bielefeld, 16. Etage, Philipp-Reis-Platz 1a, 33602 Bielefeld
Termin
Nach individueller Vereinbarung
Für wen
Geschäftsführung, Inhaber, Vertriebsleitung und Prozessverantwortliche in Mittelstand und KMU
Voraussetzungen
Keine Programmierkenntnisse, nur Wissen über Ihre eigenen Abläufe
Ergebnis
Priorisierte KI-Anwendungsfälle, eine erste KI-Roadmap und mehr KI-Kompetenz im Führungsteam
+49 (521) 260105-0 Workshop anfragen

Sicher betrieben in Microsoft Azure

Ausgelegt für den DSGVO-konformen Einsatz: Rechenzentrum Ihrer Wahl, auf Wunsch in Deutschland, und Anmeldung mit Ihrem Microsoft 365 Benutzerkonto

Die KI-Lösungen, die wir für Sie entwickeln, betreiben wir auf einem Server in einem Rechenzentrum von Microsoft Azure in Ihrer Wunschregion, auf Wunsch in Deutschland. Sie brauchen dafür weder eigene Hardware noch ein eigenes Rechenzentrum. Ihre Mitarbeitenden melden sich mit ihrem vorhandenen Microsoft 365 Benutzerkonto an, und die KI selbst arbeitet in einer abgeschotteten Umgebung ohne Zugriffsmöglichkeit von außen.

Entwicklung

Entwickelt mit Claude Code von Anthropic

Aus Ihren Wenn-Dann-Sätzen entsteht die Software mit Claude Code von Anthropic, umgesetzt und geprüft von unseren Spezialisten.

Betrieb

KI-Analysen mit GPT im Azure OpenAI Service

Die laufenden KI-Analysen führen wir standardmäßig mit den Modellen hinter ChatGPT aus, also GPT von OpenAI im Azure OpenAI Service. Laut Microsoft werden Ihre Eingaben dort nicht an OpenAI weitergegeben und nicht zum Training der Modelle verwendet.

  1. 1Ihre Mitarbeitendenrufen die KI-Anwendung im Browser auf.
  2. 2Anmeldung mit Entra IDmit dem vorhandenen Microsoft 365 Benutzerkonto, inklusive mehrstufiger Authentifizierung.
  3. 3KI-Anwendung in AzureIhre Software läuft auf einem Server im Azure Rechenzentrum Ihrer Wahl, auf Wunsch in Deutschland.
  4. 4Azure KI-EnklaveGPT-Modelle von OpenAI im Azure OpenAI Service, abgeschottet und nur über eine private Netzwerkverbindung erreichbar.
    Kein Zugriff von außen

Betrieb in Microsoft Azure

  • Server im Azure Rechenzentrum Ihrer Wunschregion, auf Wunsch in Deutschland
  • Auf Wunsch redundante Spiegelung Ihrer Daten in ein zweites Rechenzentrum Ihrer Wahl für maximale Ausfallsicherheit
  • Die Leistung wächst mit Ihrem Bedarf, ohne neue Hardware anzuschaffen
  • Betrieb, Updates und Überwachung übernehmen wir für Sie

Anmeldung mit Ihrem Microsoft 365 Benutzerkonto

  • Single Sign-on über Microsoft Entra ID, kein zusätzliches Passwort
  • Ihre bestehenden Sicherheitsregeln wie mehrstufige Authentifizierung und Conditional Access gelten automatisch
  • Wird ein Benutzerkonto deaktiviert, endet auch der Zugriff auf die KI-Anwendung

KI in der abgeschotteten Azure KI-Enklave

  • Die KI-Analysen laufen mit GPT-Modellen von OpenAI im Azure OpenAI Service, in einer eigenen, abgeschotteten Umgebung
  • Verbindung zur Anwendung nur über ein privates Netzwerk, aus dem Internet nicht erreichbar
  • Laut Microsoft werden Eingaben und Ergebnisse weder an OpenAI weitergegeben noch zum Training der Modelle verwendet

Datenschutz nach DSGVO und Datensicherheit

  • Ausgelegt für den DSGVO-konformen Einsatz
  • Datenverarbeitung im Azure Rechenzentrum Ihrer Wahl, auf Wunsch in Deutschland
  • Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit der InSys AG ®, Grundlage ist der Datenschutznachtrag (Data Protection Addendum) von Microsoft
  • Verschlüsselte Übertragung und Speicherung, Zugriff ausschließlich für berechtigte Benutzerkonten Ihres Unternehmens

Ihr KI-Workshop im H1 Bielefeld

16. Etage, Philipp-Reis-Platz 1a, Termin nach Vereinbarung

Der KI-Envisioning-Workshop findet bei der InSys AG ® im 16. OG des H1, dem höchsten Gebäude Bielefelds, statt. Das H1 ist für Workshop-Gäste ideal:

  • Direkt am ICE-Bahnhof: Der Bielefelder Hauptbahnhof liegt in unmittelbarer Nähe. So reisen Sie bequem mit der Bahn aus ganz Deutschland an.
  • Eigenes Parkhaus: Wer mit dem Auto kommt, parkt direkt am Gebäude.
  • Zwei Hoteletagen im Haus: Übernachten ohne Transfer, praktisch bei Anreise am Vorabend oder für mehrtägige Projekttermine.
  • Coworking Space: Flexible Arbeitsplätze im Haus für Telefonate und E-Mails vor und nach dem Workshop.

Im selben Haus betreiben wir außerdem Deutschlands größtes UniFi Democenter.

Im kurzen Vorgespräch klären wir, welche Abläufe sich für KI eignen, und stimmen Ihren Workshop-Termin ab.

+49 (521) 260105-0 Workshop anfragen
InSys AG ® im H1 Bielefeld Philipp-Reis-Platz 1a, 16. Etage
33602 Bielefeld
Telefon: +49 (521) 260105-0

Häufige Fragen zur KI-Beratung und zum KI-Workshop

Im KI-Envisioning-Workshop zeigt die InSys AG ® Geschäftsführung und Prozessverantwortlichen live, was KI im Backend heute leistet. Gemeinsam beschreiben wir Ihre Abläufe als Wenn-Dann-Sätze und bewerten, welche sich mit KI automatisieren lassen. Ergebnis ist eine priorisierte Liste Ihrer KI-Anwendungsfälle mit konkreten nächsten Schritten.

Der KI-Envisioning-Workshop dauert 4 Stunden. Bei bereits konkreten Vorhaben ist er auf Wunsch auch länger möglich. Er findet exklusiv für Ihr Unternehmen statt, ohne gemischte Gruppen, mit max. 10 Teilnehmern aus Ihrem Team.

Nein. Entscheidend ist, wer seinen Prozess genau kennt. Wer einen Ablauf als Wenn-Dann-Satz beschreiben kann, bringt die wichtigste Voraussetzung mit. Die Umsetzung in Software übernehmen KI-Werkzeuge wie Claude von Anthropic oder ChatGPT von OpenAI gemeinsam mit unseren Spezialisten.

Nein. Die InSys AG ® berät herstellerunabhängig. Je nach Prozess, Datenlage und Datenschutzanforderungen setzen wir Claude von Anthropic, ChatGPT von OpenAI, Microsoft 365 Copilot, Google Gemini, Mistral AI oder eine Kombination dieser Systeme ein. Als Microsoft-Partner kennen wir Microsoft 365 Copilot besonders gut. Empfohlen wird aber immer das System, das zu Ihrem Prozess passt.

Grundsätzlich ja. Mit den richtigen Tarifen und Verträgen ist ein DSGVO-konformer Einsatz möglich. In ChatGPT Business, ChatGPT Enterprise und der OpenAI API sowie in Claude for Work und der Claude API nutzen OpenAI und Anthropic Ihre Eingaben laut eigenen Angaben standardmäßig nicht zum Training ihrer Modelle; beide bieten einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Für ChatGPT Enterprise und die OpenAI API ist eine Datenhaltung in Europa möglich, Mistral AI hostet Daten standardmäßig in der EU. Private Konten, auch kostenpflichtige Privat-Tarife, sind für Unternehmensdaten dagegen nicht geeignet. Welche Variante zu Ihren Daten passt, klären wir im Workshop; die abschließende Bewertung trifft Ihr Datenschutzbeauftragter.

Die Software entwickeln wir mit Claude Code von Anthropic und betreiben sie auf einem Server in einem Microsoft Azure Rechenzentrum Ihrer Wahl, auf Wunsch in Deutschland. Auf Wunsch spiegeln wir die Daten redundant in ein zweites Rechenzentrum. Ihre Mitarbeitenden melden sich mit ihrem vorhandenen Microsoft 365 Benutzerkonto (Entra ID) an, inklusive mehrstufiger Authentifizierung. Die KI-Analysen laufen standardmäßig mit GPT-Modellen von OpenAI im Azure OpenAI Service, in einer abgeschotteten Azure KI-Enklave ohne Zugriff von außen. Laut Microsoft werden Ihre Eingaben dort nicht an OpenAI weitergegeben und nicht zum Training der Modelle verwendet. Die Lösung ist für den DSGVO-konformen Einsatz ausgelegt; einen Auftragsverarbeitungsvertrag schließen wir mit Ihnen ab.

In vielen Fällen reichen die Daten, die bereits vorhanden sind: Rechnungen und Aufträge aus der Warenwirtschaft, Kontakte aus dem CRM, E-Mails aus dem Postfach. Wichtiger als ein großes Datenprojekt ist eine saubere Zuordnung, etwa über Kundennummern. Im Workshop prüfen wir, welche Datenquellen Ihre Anwendungsfälle brauchen und wie sie sich datensparsam nutzen lassen, zum Beispiel anonymisiert, wie in unserem Praxisbeispiel.

Seit dem 2. Februar 2025 verlangt Artikel 4 der EU-KI-Verordnung von Unternehmen, die KI beruflich einsetzen, Maßnahmen zur KI-Kompetenz ihrer Mitarbeitenden. Das gilt auch für ChatGPT von OpenAI oder Microsoft 365 Copilot. Mit dem Digital Omnibus (Verordnung (EU) 2026/1744) wurde diese Pflicht 2026 abgeschwächt, sie besteht aber fort. Der KI-Envisioning-Workshop kann ein Baustein Ihrer KI-Kompetenz-Schulung sein; eine Rechtsberatung ersetzt er nicht. Für die KI-Kompetenz Ihrer Mitarbeitenden im Arbeitsalltag bieten wir zusätzlich Schulungen zu Microsoft 365 Copilot an.

Der Workshop findet im H1 Bielefeld statt: Philipp-Reis-Platz 1a, 16. Etage, 33602 Bielefeld. Feste Termine gibt es nicht. Wir stimmen den Termin nach einem kurzen Vorgespräch individuell mit Ihnen ab, telefonisch unter +49 (521) 260105-0 oder über das Kontaktformular.

Der Einstieg ist der halbtägige KI-Envisioning-Workshop: Er kostet 1.599 € netto pro Workshop für max. 10 Teilnehmer und findet exklusiv für Ihr Unternehmen statt. Für die anschließende Umsetzung Ihrer KI-Anwendungsfälle erhalten Sie ein individuelles Angebot.

Jeder Anwendungsfall bekommt vor der Umsetzung eine messbare Zielgröße, zum Beispiel eingesparte Bearbeitungszeit je Vorgang, schneller beantwortete Anfragen oder frühzeitig erkannte Abwanderungsrisiken. Im Workshop bewerten wir Ihre Anwendungsfälle nach Nutzen und Umsetzbarkeit; nach der Einführung zeigt der Vergleich mit dem Ausgangswert, ob sich die Investition lohnt.

Microsoft 365 Copilot unterstützt Mitarbeitende direkt in Word, Excel, Outlook und Teams. Der Mensch löst die Aufgabe aus. KI im Backend arbeitet selbstständig im Hintergrund: Sie reagiert auf Ereignisse wie neue E-Mails, Bestellungen oder CRM-Änderungen und führt den beschriebenen Ablauf automatisch aus. Oft ist die Kombination aus beidem richtig.

Sie entscheiden, welche Anwendungsfälle umgesetzt werden. Die InSys AG ® begleitet die Umsetzung, bindet die KI-Lösungen sicher an Microsoft 365, Ihr CRM und Ihre IT an und schult Ihr Team, auf Wunsch mit unseren Microsoft 365 Schulungen.

Ihre Ansprechpartner für KI-Beratung und KI-Workshop

Ob erster Anwendungsfall, Termin für den KI-Envisioning-Workshop oder konkrete Umsetzung: Sprechen Sie direkt mit unserem Team. Fragen zu KI-Strategie und Umsetzung beantwortet Thomas Honemeyer, Senior Lead Consultant KI und Digitalisierung. Zu Microsoft 365 Copilot und Lizenzen berät Sie unser Microsoft-Team. Sie erreichen uns per Telefon, per Microsoft Teams Chat oder über das Kontaktformular.

Julijana Cosic (sie/ihr) Account Manager Microsoft 365 Security
Account Manager Microsoft Modern Work
Account Manager Ubiquiti

+49 (521) 26 01 05 - 24
cosic@insys.de
Jetzt Microsoft Teams Chat starten

Alexander Honemeyer (er/ihm) Vertriebsleitung
Account Manager Microsoft 365 Security
Microsoft 365 Licensing Specialist

+49 (521) 26 01 05 - 27
a.honemeyer@insys.de
Jetzt Microsoft Teams Chat starten

Annalena Uhe (sie/ihr) Teamleitung Technik
Consultant Microsoft Copilot
Consultant Microsoft Modern Work

+49 (521) 26 01 05 - 35
uhe@insys.de
Jetzt Microsoft Teams Chat starten

Thomas Honemeyer (er/ihm) Vorstand
Lead Consultant KI und Digitalisierung
Senior UniFi Enterprise Architect

+49 (521) 26 01 05 - 0
honemeyer@insys.de
Jetzt Microsoft Teams Chat starten