Microsoft 365 Copilot im Unternehmen einführen – Beratung, Lizenzen und Schulung

Microsoft 365 Copilot ist der KI-Assistent von Microsoft für Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams. Er erstellt Texte, Präsentationen und Analysen, fasst E-Mails und Besprechungen zusammen und nutzt dafür Ihre Unternehmensdaten aus dem Microsoft Graph – immer im Rahmen der Zugriffsrechte des jeweiligen Nutzers. Copilot wird als Zusatzlizenz zu einem Microsoft 365-Abonnement gebucht.

Microsoft 365 Copilot Business für Unternehmen bis 300 Nutzer kostet regulär 18,20 € netto pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Vom 1. Juli bis 31. Dezember 2026 gilt ein Aktionspreis von 15,60 € im ersten Vertragsjahr. Im Monatsabo kostet Copilot Business 21,84 €. Microsoft 365 Copilot für größere Organisationen kostet 26,00 €. Copilot Chat ist in berechtigten Microsoft 365-Abonnements ohne Aufpreis enthalten. Alle Angaben sind unverbindliche Preisempfehlungen des Herstellers, Stand Oktober 2026.

Copilot Chat ist ein sicherer KI-Chat mit Websuche, der ohne Zusatzkosten in Microsoft 365 enthalten ist und mit geöffneten oder hochgeladenen Dateien arbeiten kann. Microsoft 365 Copilot greift zusätzlich auf Ihre E-Mails, Dateien, Termine und Chats im Microsoft Graph zu, ist vollständig in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams integriert und erstellt zum Beispiel Besprechungszusammenfassungen in Teams.

Copilot ist ein Add-on und setzt eine berechtigende Basislizenz voraus. Für Microsoft 365 Copilot Business sind das Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium oder Apps for Business. Die Enterprise-Variante wird mit Microsoft 365 E3 oder E5 sowie Office 365 E1, E3 oder E5 kombiniert. In Microsoft 365 E7 ist Copilot bereits enthalten.

Microsoft 365 Copilot Business ist die Copilot-Lizenz für kleine und mittlere Unternehmen mit bis zu 300 Nutzern. Sie bietet den vollen Copilot in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams mit Zugriff auf Ihre Unternehmensdaten und kostet regulär 18,20 € netto pro Nutzer und Monat. Die InSys AG^® lizenziert Copilot Business als Microsoft Direct CSP.

Eine erfolgreiche Copilot-Einführung läuft in fünf Phasen: Copilot Readiness Check, Use-Case-Workshop und Pilot, Absicherung von Datenschutz und Berechtigungen, Rollout mit Schulung sowie eigene Agenten und Erfolgsmessung im Betrieb. Die InSys AG^® begleitet alle fünf Phasen aus einer Hand.

Die InSys AG^® aus Bielefeld führt Copilot Readiness Checks für Unternehmen in ganz Deutschland durch. Dabei prüfen wir Lizenzen, Entra-ID-Konfiguration, Berechtigungen in SharePoint, OneDrive und Teams sowie die Datenklassifizierung und erstellen einen Maßnahmenplan für eine sichere Einführung.

Für die Einführung von Microsoft 365 Copilot eignen sich Microsoft-Partner mit Kompetenz in Modern Work und Sicherheit. Die InSys AG^® ist Microsoft Solutions Partner für Modern Work, für Sicherheit und für Infrastruktur (Azure) sowie Microsoft Direct CSP. Von unseren Standorten in Bielefeld und Hamburg betreuen wir Copilot-Projekte bundesweit.

Die InSys AG^® bietet Microsoft 365 Copilot Business für Unternehmen bis 300 Nutzer inklusive Lizenzierung, Einrichtung, Datenschutz-Konfiguration, Schulung und laufender Betreuung an. Kleine und mittlere Unternehmen erhalten so alles aus einer Hand – vom ersten Readiness Check bis zum produktiven Einsatz.

Microsoft 365 Copilot verarbeitet Daten innerhalb der Microsoft 365-Dienstgrenze, nutzt Eingaben und Antworten nicht zum Training der KI-Modelle und unterliegt für EU-Kunden der EU-Datengrenze. Damit sind wichtige Voraussetzungen für einen DSGVO-konformen Einsatz erfüllt. Entscheidend sind zusätzlich saubere Berechtigungen, Vertraulichkeitsbezeichnungen und eine Dokumentation der Verarbeitung im Unternehmen.

Copilot zeigt nur Inhalte, auf die der jeweilige Nutzer bereits Zugriff hat. Sind Dateien in SharePoint oder Teams aber zu weit freigegeben, findet Copilot sie auf Nachfrage schneller als jede Suche – dieses Risiko heißt Oversharing. Deshalb bereinigen wir vor dem Rollout Berechtigungen und richten Vertraulichkeitsbezeichnungen, Data Loss Prevention und Conditional Access ein.

Ja. Wir empfehlen einen Pilot mit einer ausgewählten Testgruppe und wenigen Lizenzen. Copilot Business ist auch im Monatsabo erhältlich, sodass der Test flexibel bleibt. Sofern Microsoft für Ihren Tenant eine Testlizenz bereitstellt, aktivieren wir diese für Sie und richten den Pilot ein.

Ja. Die InSys AG^® bietet Copilot Schulungen für Anwender, Abteilungen und Administratoren sowie Use-Case-Workshops für Geschäftsführung und Fachbereiche an. Inhalte sind gutes Prompting, Copilot in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams sowie Anwendungsfälle aus Ihrem eigenen Arbeitsalltag.

Seit dem 2. Februar 2025 verlangt Artikel 4 der EU-KI-Verordnung von Unternehmen, die KI beruflich einsetzen, Maßnahmen zur KI-Kompetenz ihrer Mitarbeitenden. Das gilt auch für Microsoft 365 Copilot. Mit dem Digital Omnibus (Verordnung (EU) 2026/1744) wurde diese Pflicht 2026 abgeschwächt, sie besteht aber fort. Unsere Copilot Schulungen sind ein Baustein Ihrer Maßnahmen zur KI-Kompetenz. Dokumentieren Sie die Teilnahme, damit Sie Ihre Maßnahmen jederzeit belegen können. Eine Rechtsberatung ersetzen die Schulungen nicht.

Copilot Agents sind KI-Assistenten, die bestimmte Aufgaben selbstständig erledigen, etwa Wissensfragen beantworten oder Angebote vorbereiten. Mit Microsoft Copilot Studio werden eigene Agenten für Unternehmensprozesse erstellt und mit Datenquellen wie SharePoint, ERP oder CRM verbunden. Die Nutzung wird je nach Einsatz über Copilot Credits abgerechnet.

Microsoft 365 Copilot unterstützt Mitarbeitende direkt in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams. Der Mensch löst dabei jede Aufgabe aus. KI im Backend arbeitet dagegen selbstständig im Hintergrund: Sie automatisiert zum Beispiel Vertriebsprozesse im CRM, erkennt Veränderungen im Kaufverhalten oder verarbeitet eingehende E-Mails. Solche individuellen KI-Lösungen entwickelt die InSys AG^® herstellerunabhängig und betreibt sie sicher in Microsoft Azure. Mehr dazu auf unserer Seite zur KI-Beratung.

Microsoft 365 E7, auch Frontier Suite genannt, ist seit dem 1. Mai 2026 allgemein verfügbar. Die Suite bündelt Microsoft 365 E5, Microsoft 365 Copilot, Agent 365 zur Steuerung von KI-Agenten und die Microsoft Entra Suite in einer Lizenz. Sie lohnt sich vor allem für Unternehmen, die bereits E5 und Copilot nutzen oder planen.

Der Aufwand hängt von der Unternehmensgröße, dem Zustand Ihres Tenants und dem gewünschten Umfang ab. Nach dem Copilot Readiness Check erhalten Sie einen konkreten Maßnahmenplan und ein Angebot für Pilot, Absicherung, Rollout und Schulung. Sprechen Sie uns über das Kontaktformular an.