Microsoft 365 Copilot im Unternehmen einführen – Beratung, Lizenzierung und Testlizenz

Microsoft 365 Copilot ist ein KI-gestützter Assistent, der nahtlos in die Microsoft 365-Anwendungen integriert ist. Auf Basis großer Sprachmodelle (Large Language Models) verarbeitet Copilot natürliche Spracheingaben und verknüpft sie mit den Unternehmensdaten im Microsoft Graph – also mit E-Mails, Kalendern, Dokumenten, Chats und Kontakten.

Im Unterschied zu allgemeinen KI-Chatbots arbeitet Copilot for Microsoft 365 im Kontext Ihrer Unternehmensdaten. Wenn Sie Copilot in Word bitten, einen Projektbericht zu erstellen, greift er auf Ihre SharePoint-Dokumente, Teams-Unterhaltungen und Outlook-E-Mails zurück – und nicht nur auf allgemeines Internetwissen.

Seit 2025 hat Microsoft Copilot erheblich weiterentwickelt. Wichtige Neuerungen sind unter anderem:

• Copilot Pages: Gemeinsam bearbeitbare KI-generierte Dokumente, die aus Chat-Antworten entstehen und im Team geteilt werden können.
• Copilot Agents: KI-Agenten, die komplexe, mehrstufige Aufgaben eigenständig ausführen – etwa im Kundenservice, in der Beschaffung oder im HR-Bereich.
• Copilot Studio: Eine No-Code-Plattform, mit der Unternehmen eigene Agenten auf Basis interner Daten erstellen können.
• Work IQ: Copilot lernt aus Ihren Arbeitsstil-Mustern und liefert zunehmend personalisierte Ergebnisse.

Die Einführung von Microsoft 365 Copilot ist mehr als ein Lizenz-Rollout. Damit Copilot in Ihrem Unternehmen wirklich Produktivität bringt, braucht es die richtigen Voraussetzungen in den Bereichen Datenqualität, Berechtigungen und Change Management.

Unser Vorgehen in vier Schritten:

Schritt 1 – Copilot Readiness Assessment: Wir prüfen Ihre bestehende Microsoft 365-Umgebung auf technische Voraussetzungen: Lizenzstand, Azure AD-Konfiguration, Microsoft Graph-Berechtigungen und Datenklassifizierung. Dabei identifizieren wir mögliche Sicherheitsrisiken bei der KI-Nutzung und geben konkrete Empfehlungen.

Schritt 2 – Lizenzierung und Aktivierung: Als Microsoft Direct CSP-Partner lizenzieren wir Copilot for Microsoft 365 direkt – ohne Umweg über den Großhandel. Sie profitieren von attraktiven Konditionen, flexiblen Laufzeiten und persönlicher Betreuung.

Schritt 3 – Pilotphase und Konfiguration: Wir empfehlen einen gestaffelten Rollout: Zunächst wird Copilot für eine Pilotgruppe aktiviert, um Use Cases zu validieren und Anpassungen vorzunehmen. Dabei konfigurieren wir Datenschutz-Einstellungen, Sensitivity Labels und Copilot-Governance-Richtlinien.

Schritt 4 – Schulung und Adoption: Copilot entfaltet seinen Nutzen erst, wenn Ihre Mitarbeitenden wissen, wie sie ihn einsetzen. Unsere Schulungen zeigen konkrete Anwendungsfälle je Abteilung – vom Vertrieb über das Projektmanagement bis zur Geschäftsführung.

Die InSys AG ist seit 1991 Microsoft-Partner und betreut bundesweit mehr als 90.000 Microsoft 365-Installationen. Als Microsoft Solutions Partner für Modern Work und Microsoft 365 Security sowie als Direct CSP-Partner beziehen wir Lizenzen direkt von Microsoft – ohne Zwischenhändler.

Unsere Leistungen rund um Microsoft 365 Copilot im Überblick:

• Copilot Readiness Assessment und Sicherheitsbewertung
• Lizenzierung als Microsoft Direct CSP zu attraktiven Konditionen
• Gestaffelter Rollout mit Pilotphase
• Schulungen und Workshops für Anwender und IT-Administratoren
• Ongoing Support und Copilot Governance Consulting
• Kombination mit Microsoft 365 Security (Defender, Intune, Conditional Access)

Standorte: Bielefeld und Hamburg – bundesweite Betreuung.

„Die KI-gestützte Arbeitswelt ist keine Zukunftsvision mehr – sie ist Realität. Wer jetzt Microsoft Copilot einführt, verschafft seinem Unternehmen einen messbaren Wettbewerbsvorteil." — Thomas Honemeyer, Vorstand InSys AG

Was kostet Microsoft 365 Copilot?

Microsoft 365 Copilot ist als Add-on ab ca. 30 € pro Nutzer und Monat (Jahresabonnement) verfügbar. Aktuell gilt ein Einführungsrabatt auf ca. 15,60 € netto/Nutzer/Monat (bis 30. Juni 2026). Voraussetzung ist eine bestehende Microsoft 365 Business- oder Enterprise-Lizenz. Copilot Chat (Basis-KI-Chat) wird ab Juli 2026 in allen M365-Plänen enthalten sein. Als Direct CSP-Partner kann die InSys AG individuelle Konditionen anbieten.

Was ist der Unterschied zwischen Copilot Chat und Copilot for Microsoft 365?

Copilot Chat ist ein webbasierter KI-Chat, der ab Juli 2026 in allen Microsoft 365-Plänen enthalten ist. Er kann allgemeine Fragen beantworten und auf Kalender- und E-Mail-Daten zugreifen. Copilot for Microsoft 365 (das kostenpflichtige Add-on) geht deutlich weiter: Er ist tief in Word, Excel, PowerPoint, Teams und Outlook integriert, versteht Unternehmensdaten über den Microsoft Graph und kann Dokumente erstellen, Meetings zusammenfassen und Daten analysieren.

Welche Microsoft 365-Lizenz benötige ich für Copilot?

Microsoft 365 Copilot setzt eine qualifizierende Basislizenz voraus: Microsoft 365 Business Standard, Business Premium, E3, E5 oder das neue E7-Paket (ab Mai 2026). Office 365 E3/E5 werden ebenfalls unterstützt. Copilot wird dann als Add-on hinzugebucht.

Kann ich Microsoft 365 Copilot kostenlos testen?

Ja. Microsoft bietet eine kostenlose 30-Tage-Testlizenz an. Die InSys AG unterstützt Sie bei der Aktivierung und Konfiguration der Testumgebung, damit Sie Copilot in einer realistischen Umgebung evaluieren können.

Was ist Microsoft Copilot Studio?

Copilot Studio ermöglicht es Unternehmen, eigene KI-Agenten zu erstellen – ohne Programmierkenntnisse. Diese Agenten greifen auf interne Datenquellen zu und automatisieren spezifische Geschäftsprozesse, z. B. im Kundenservice, HR oder in der Beschaffung. Zur Nutzung wird ein Azure-Abonnement oder ein vorausbezahltes Kapazitätspaket benötigt.

Ist Microsoft Copilot DSGVO-konform?

Microsoft 365 Copilot verarbeitet Unternehmensdaten innerhalb der Microsoft 365-Compliance-Grenze. Die Daten werden nicht für das Training der KI-Modelle verwendet. Für Unternehmen mit Sitz in der EU werden Daten in europäischen Rechenzentren verarbeitet (EU Data Boundary). Die InSys AG berät Sie bei der Konfiguration von Sensitivity Labels und Data Loss Prevention (DLP) für den Copilot-Einsatz.