Microsoft Teams Telefonie

Microsoft Teams wird über einen SIP-Trunk oder Microsoft Calling Plans mit dem öffentlichen Telefonnetz (PSTN) verbunden. Ihre bestehenden Rufnummern bleiben erhalten. Anrufe können am PC, Smartphone, Tablet oder über zertifizierte Tischtelefone geführt werden – überall dort, wo Microsoft Teams läuft. Eingehende Anrufe erscheinen als Teams-Benachrichtigung, ausgehende Anrufe werden direkt über die Teams-App mit Ihrer Geschäftsnummer geführt.

Die Kosten setzen sich aus der Microsoft 365 Lizenz (z. B. Business Basic, Business Premium oder E3/E5), dem Teams Phone Add-on und den Gesprächsgebühren des SIP-Trunk-Anbieters zusammen. In vielen Fällen liegt die monatliche Gesamtbelastung pro Nutzer deutlich unter den laufenden Kosten einer klassischen Telefonanlage mit Wartungsvertrag. Die InSys AG berät Sie als Microsoft Direct Cloud Solution Provider zu den passenden Lizenzmodellen.

Ein SIP-Trunk ist eine virtuelle Telefonleitung, die Ihre Microsoft Teams Umgebung über das Internet mit dem öffentlichen Telefonnetz verbindet. Über Direct Routing wird der SIP-Trunk eines Telefonieanbieters Ihrer Wahl an Microsoft Teams angebunden. So behalten Sie Ihre bestehenden Rufnummern, profitieren von günstigen Gesprächstarifen und sind nicht an Microsoft Calling Plans gebunden. Die Alternative ist Operator Connect, bei dem Microsoft-zertifizierte Anbieter die Anbindung direkt über das Teams Admin Center bereitstellen.

Ja. Bei der Umstellung auf Microsoft Teams Telefonie werden Ihre bestehenden Rufnummern über den SIP-Trunk-Anbieter portiert. Der Prozess dauert in der Regel zwei bis vier Wochen und wird von der InSys AG koordiniert, damit Ihre Erreichbarkeit zu keinem Zeitpunkt unterbrochen wird.

Microsoft Teams unterstützt sämtliche Funktionen einer modernen Telefonanlage: Anrufe können per Knopfdruck weitergeleitet, in die Warteschleife gelegt oder an Kolleginnen und Kollegen durchgestellt werden – wahlweise mit oder ohne Rücksprache. Anrufgruppen, automatische Vermittlung (Auto Attendant) und Warteschleifen mit Begrüßungsansage lassen sich über das Teams Admin Center konfigurieren.

Ja – und genau das ist einer der größten Vorteile gegenüber einer klassischen Telefonanlage. Mit Teams Telefonie sind Sie unter Ihrer Geschäftsnummer erreichbar, egal ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs auf dem Smartphone. Eingehende Anrufe klingeln gleichzeitig auf allen angemeldeten Geräten.

Bei Microsoft Calling Plans buchen Sie die Telefonleitung direkt bei Microsoft – inklusive Rufnummern und Gesprächsminuten. Bei Direct Routing nutzen Sie einen externen SIP-Trunk-Anbieter Ihrer Wahl, der die Verbindung zum öffentlichen Telefonnetz herstellt. Direct Routing bietet in der Regel mehr Flexibilität bei der Anbieterwahl, günstigere Gesprächstarife und die Möglichkeit, bestehende Verträge weiterzunutzen. Die InSys AG empfiehlt in den meisten Projekten Direct Routing mit einem SIP-Trunk.

Ein Meeting lässt sich direkt in Microsoft Teams oder über den Outlook-Kalender erstellen. Im Teams-Kalender klicken Sie auf „Neue Besprechung", fügen Teilnehmer hinzu und senden die Einladung. Der erzeugte Teams-Link funktioniert auch für externe Teilnehmer ohne eigenes Teams-Konto – über die Teams Web App im Browser.

Breakout Rooms (Gruppenräume) ermöglichen es, Teilnehmer eines Meetings in kleinere Gruppen aufzuteilen – ideal für Workshops, Schulungen oder Brainstorming-Sessions. Der Organisator erstellt die Räume vor oder während des Meetings, weist Teilnehmer zu und kann zwischen den Räumen wechseln. Die Ergebnisse lassen sich anschließend im Hauptmeeting zusammenführen.

Ja. Aufzeichnungen werden automatisch in OneDrive oder SharePoint gespeichert und stehen allen berechtigten Teilnehmern zur Verfügung. Seit dem Wechsel von Microsoft Stream zu OneDrive/SharePoint sind Aufzeichnungen nahtlos in das SharePoint-Dokumentenmanagement integriert. Bitte beachten Sie die datenschutzrechtlichen Anforderungen in Ihrem Unternehmen – insbesondere die Informationspflicht gegenüber den Teilnehmern.

Ja. Die InSys AG bietet praxisnahe Microsoft Teams Schulungen für Anwender und Administratoren an. Die Trainings werden individuell auf die Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten – von den Grundlagen der Teams-Nutzung über Telefonie-Funktionen bis hin zur Administration im Teams Admin Center.