Microsoft Viva: Intranet, Kommunikation und Lernen – die Employee Experience Platform auf Basis von SharePoint und Teams.

Microsoft Viva ist Microsofts Employee Experience Platform – eine Suite aus Modulen, die Kommunikation, Lernen, Wissensmanagement und Mitarbeiter-Insights direkt in Microsoft Teams integriert. Zur Viva Suite gehören aktuell: Viva Connections (modernes Intranet und Unternehmenskommunikation), Viva Engage (Social Intranet, hervorgegangen aus Yammer), Viva Learning (Lernplattform im Arbeitsfluss), Viva Insights (Produktivitäts- und Wellbeing-Analysen), Viva Topics (KI-gestütztes Wissensmanagement und Skillsuche), Viva Goals (OKR-basierte Zielverfolgung), Viva Glint (Mitarbeiterbefragungen) und Viva Amplify (zentrales Management von Unternehmenskommunikation über mehrere Kanäle). Alle Module sind vollständig in Microsoft Teams integriert und bauen auf Microsoft SharePoint Online als Plattform auf.

Viva Connections ist das moderne Intranet innerhalb von Microsoft Teams. Statt einer separaten Intranet-Plattform, die Mitarbeitende erst aktiv aufrufen müssen, erscheinen Unternehmensnews, Ressourcen und personalisierte Informationen direkt in der App, die Ihre Teams ohnehin täglich nutzen. Viva Connections basiert auf SharePoint Online – vorhandene SharePoint-Seiten, News und Dokumentenbibliotheken werden nahtlos eingebunden. Über ein konfigurierbares Dashboard mit Cards und Feeds im Branding Ihres Unternehmens steuern Sie, welche Inhalte Ihre Mitarbeitenden sehen: offizielle Newsbeiträge, Angebote der Personalabteilung, Erfolgsmeldungen aus Projekten, Informationen zu neuen Produkten oder strategischen Initiativen. Auch Mitarbeitende in Service, Fertigung und Außendienst erreichen Sie so direkt auf dem Smartphone – auf jedem Gerät, an jedem Ort.

Die drei Produkte ergänzen sich: SharePoint Online ist die Plattform – hier liegen Ihre Seiten, Dokumente, Listen und News. Viva Connections bringt diese SharePoint-Inhalte als kuratiertes, personalisiertes Intranet direkt in Microsoft Teams – mit Dashboard, Feed und Unternehmens-App. Es ist die offizielle Stimme des Unternehmens: strukturierte Top-down-Kommunikation. Viva Engage (der Nachfolger von Yammer) ist dagegen das Social Intranet – eine Plattform für Interaktion, Diskussionen und Community-Austausch unter Mitarbeitenden mit bekannten Social-Media-Funktionen wie Likes, Kommentaren und Stories. In der Praxis setzen die meisten Unternehmen alle drei zusammen ein: SharePoint als Fundament, Viva Connections als Intranet-Oberfläche und Viva Engage als Kommunikationskanal auf Augenhöhe.

Viva Learning macht Lerninhalte direkt in Microsoft Teams zugänglich – ohne separate Lernplattform, ohne Kontextwechsel. Mitarbeitende finden Kurse, Videos und Tutorials über die Teams-App und können Inhalte über Chats und Kanäle teilen und empfehlen. Die Inhalte können aus Microsoft Learn, LinkedIn Learning, eigenen SharePoint-Bibliotheken oder Drittanbieter-LMS-Systemen stammen. Besonders wirkungsvoll ist Viva Learning in Kombination mit Ihrem eigenen Broadcast 365 Studio – damit produzieren Sie Schulungsvideos, Produkttrainings und Onboarding-Inhalte, die direkt in Viva Learning bereitgestellt werden. So entsteht eine kollaborative Lernkultur, in der situatives Lernen im Arbeitsfluss das klassische Lernen auf Vorrat ablöst.

Viva Insights liefert datenbasierte Empfehlungen für Produktivität und Wohlbefinden – auf persönlicher, Team- und Organisationsebene. Auf persönlicher Ebene hilft Viva Insights einzelnen Mitarbeitenden, besprechungsfreie Fokuszeiten einzuplanen, die Balance zwischen Meetings und konzentrierter Arbeit zu halten und Beziehungen zu Kolleginnen und Kollegen bewusst zu pflegen. Auf Team- und Organisationsebene zeigt Viva Insights anonymisierte Trends: Wie viel Zeit verbringt die Organisation in Meetings? Gibt es Überlastungsmuster? Wo liegen Potenziale für effektivere Zusammenarbeit? Wichtig beim Datenschutz: Persönliche Insights sind nur für den jeweiligen Mitarbeitenden sichtbar – Vorgesetzte haben keinen Zugriff auf individuelle Daten. Auf Teamebene werden Daten erst ab einer Mindestgruppengröße aggregiert und anonymisiert dargestellt. Die Verarbeitung erfolgt innerhalb der Microsoft 365 Cloud in europäischen Rechenzentren.

Viva Topics nutzt KI, um Wissen aus SharePoint, Teams und anderen Microsoft-365-Quellen automatisch zu erfassen, zu strukturieren und als Topic Cards bereitzustellen – ideal als Skillsuche und Wissensmanagement. Viva Goals bringt OKR-basiertes Zielmanagement (Objectives and Key Results) in Microsoft Teams – Teams und Einzelpersonen verknüpfen ihre Arbeit direkt mit den strategischen Zielen des Unternehmens. Viva Glint ist eine Umfragelösung für regelmäßige Mitarbeiterbefragungen – von Pulsbefragungen bis zu umfassenden Engagement-Studien – mit KI-gestützter Auswertung und Handlungsempfehlungen für Führungskräfte. Viva Amplify ist das neueste Modul: Es ermöglicht Kommunikationsteams, Unternehmensnachrichten zentral zu erstellen und gleichzeitig über mehrere Kanäle auszuspielen – SharePoint, Viva Connections, Viva Engage und Outlook.

Viva Connections ist in allen Microsoft 365 Business- und Enterprise-Lizenzen enthalten – Sie benötigen keine zusätzliche Lizenz. Grundfunktionen von Viva Insights (persönliche Insights) und Viva Learning (Zugriff auf frei verfügbare Inhalte) sind ebenfalls in den Standardlizenzen enthalten. Für erweiterte Funktionen wie Manager-Insights, erweiterte Lernintegrationen, Viva Topics, Viva Goals und Viva Glint ist die kostenpflichtige Microsoft Viva Suite Lizenz oder die jeweilige Einzelmodullizenz erforderlich. Als Microsoft Direct Cloud Solution Provider (CSP) beraten wir Sie gerne zur optimalen Lizenzierung und bieten Ihnen attraktive Konditionen. In der Praxis starten die meisten Unternehmen mit Viva Connections und Viva Engage – beides ist ohne Zusatzlizenz verfügbar – und erweitern schrittweise um weitere Module.

Unsere Microsoft Viva Spezialisten in Bielefeld und Hamburg begleiten Sie durch den gesamten Einführungsprozess: Von der technischen Readiness-Prüfung Ihres Microsoft 365 Tenants über die Definition der Informationsarchitektur und Seitenstruktur in SharePoint bis zur Gestaltung des Viva Connections Dashboards im Corporate Design Ihres Unternehmens. Wir unterstützen bei der Content-Strategie – welche Inhalte brauchen Sie, wer erstellt sie, wie bleibt das Intranet lebendig? – und begleiten das Change Management, damit Ihre Mitarbeitenden die neuen Tools tatsächlich annehmen. In unserer Live-Demoumgebung zeigen wir Ihnen vorab, wie Viva Connections, Viva Engage und Viva Learning im Zusammenspiel funktionieren. Mit mehr als 80.000 betreuten Microsoft 365 Anwendern verfügen wir über umfassende Praxiserfahrung aus hunderten von Einführungsprojekten.