Microsoft Exchange Online - jetzt migrieren.

Es geht dabei nicht um die reinen Features einer Microsoft Exchange Online Umgebung wie das 100GB große persönliche Postfach, den mobilen Zugriff auf alle Daten per Smartphone oder die enge Integration von Exchange und Microsoft Teams.

Viel mehr geht es um die Leistungsmerkmale der cloudbasierten Bereitstellung von Exchange, die man als Anwender nicht sofort sieht!

Es geht um den integrierten Schutz vor Viren, Trojanern, Spam und Phishing, der cloudbasiert auf Basis vieler Millionen Kunden lernt und Ihre Kolleg:innen zuverlässig schützt. Es geht um die redundante Bereitstellung und das zuverlässige Backup der Mailserver in den georedundanten Rechenzentren von Microsoft. Es geht um die integrierten Möglichkeiten mit Hilfe von Testkampagnen die Anfälligkeit Ihrer Mitarbeitenden für die Preisgabe von Kennwörtern zu testen und sie anschließend für dieses Thema zu sensibilisieren. Es geht um das integrierte Archivsystem zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben für die E-Mail-Archivierung. Es geht um so viel mehr.

Deshalb ist in unseren Augen eine sanfte Migration zu Exchange Online der richtige Weg. Und für alle Kunden, die einen Teil Ihrer Daten lieber weiterhin auf lokalen Servern speichern möchten, für die ist Exchange Hybrid die beste Lösung, um on-premises Datenhaltung und cloudbasierte Sicherheitstechnik optimal miteinander zu verbinden.

Unsere Experten verfügen auch über umfassende Erfahrung bei der Migration von Lotus Notes, Tobit oder anderen Drittsystemen zu Microsoft Exchange Online.

Migration auf Exchange Server Subscription Edition (SE).

Für wichtige Microsoft Produkte und Versionen endet in 2025 der Support. Für Exchange ist der entscheidende Stichtag im Oktober 2025. Höchste Zeit also, sich auf den Nachfolger Microsoft Exchange Server 2025 / Microsoft Exchange Server SE (Subscription Edition) vorzubereiten.

Der Support für Microsoft Exchange Server 2016 und 2019 endet am 14.Oktober 2025. Beide Versionen erreichen dann ihr s.g.  „End of Life“ (EOL). Nach diesem Datum wird es keine weiteren Updates mehr für diese Versionen geben. Es wird also auch keine weiteren Sicherheitsaktualisierungen für den Microsoft Exchange Server in diesen Versionen geben.

Ebenfalls vom anstehenden Supportende betroffen sind Windows 10, Microsoft Office 2016 und Microsoft Office 2019.

Höchste Zeit also für ein Upgrade oder die vollständige Migration zu Microsoft Exchange Online!

Vor der eigentlichen Einführung von Exchange Online oder Exchange Hybrid sollte Ihre ggf. bereits vorhandene Instanz (Tenant) von Microsoft 365, Office 365 oder Azure Active Directory sorgfältig in Hinblick auf ordnungsgemäße Einrichtung und eine sichere Basiskonfiguration überprüft werden. Dazu haben wir ein von Microsoft empfohlenes Onboarding-Framework, die InSys AG Cloud Readiness Assessments, entwickelt. 

Wenn hier alles ok ist, dann prüfen wir Ihre Exchange on-premises Server auf Aktualität, denn nur ab einer gewissen Mindestversion der lokalen Systeme ist eine Migration zu Exchange Online oder das Einrichten eines Hybrid Connectors unterstützt. Falls nötig führen wir ein Upgrade Ihrer Systeme auf die benötigten Versionen durch.

Ausführliche Tests für eine reibungslose Migration.

Sind also alle technischen Voraussetzungen geschaffen, dann stellen wir die Verbindung zwischen den lokalen Exchange Servern und Microsoft Exchange Online her und richten danach erste Testpostfächer für Funktionstest und simulierte Migrationen ein. Sind diese Tests erfolgreich, dann entscheiden Sie, welche Postfächer wir als erstes live migrieren. Dabei kommt es auf Seiten der Anwender:innen zu keinerlei Unterbrechungen. Am Ende des Vorgangs ist lediglich ein Neustart von Outlook erforderlich, auf welchen die User:innen automatisch hingewiesen werden. 

In der folgenden Phase migrieren Sie mit unserer Unterstützung nach und nach alle Postfächer zu Exchange Online. Die, die Sie lieber lokal behalten möchten bleiben lokal. In der Zwischenzeit stellen unsere Experten Ihnen neue Möglichkeiten vor, wie Inhalte von öffentlichen Ordner zukünftig zum Beispiel mit Microsoft Teams oder Microsoft SharePoint Online verwaltet werden können. Anschließend migrieren wir Ihre öffentlichen Ordner und geteilten Postfächer.

In der nächsten Phase kümmern wir uns um begleitende Systeme wie Ihre Faxgateway, die Anbindung Ihres ERP-Systems zum Versand von Angeboten und Rechnungen per E-Mail, das vorhandene E-Mail-Archivsystem und sonstige Schnittstellen und Systeme. Bis es so weit ist, laufen diese Systeme unverändert und störungsfrei weiter.

Sind alle Daten vollständig zu Exchange Online migriert, dann erfolgt als letztes die Dekommissionierung der alten lokalen Exchange Systeme. Sollen im Falle von Exchange Hybrid Teile davon erhalten bleiben, dann optimieren wir die Systemlandschaft für diesen Endzustand. Zu dieser Echange Online Optimierunggehört dann auch die Kontrolle der richtigen Einstellungen für SPF, DKIM und DMARC, damit Kunden Ihre E-Mails nicht im Spam Ordner suchen müssen.

Fertig. Sie sind sicher, unterbrechungsfrei und sanft zu Exchange Online migriert.

Unsere Spezialisten für Microsoft Exchange Online in unseren Standorten in Bielefeld und Hamburg unterstützen Sie gerne bundesweit bei Ihren Projekten mit Consulting rund um Ihre Migration zu Microsoft Exchange Online.

"Ein beruhigendes Gefühl, wenn nach einer reibungslosen Migration alles in guten Händen ist."

Thomas Honemeyer, Vorstand InSys AG

InSys AG | EXPERTS IN DIGITAL STRATEGY.

Die InSys AG unterstützt Unternehmen des Mittelstandes und aus dem Enterprise-Segment im Prozess ihrer digitalen Transformation. Unsere Schwerpunkte liegen zum einen in der Einführung moderner Arbeitsweisen im Themenkomplex „Secure Modern Workplace“ auf Basis von Microsoft Cloudlösungen wie Microsoft 365, Office 365 und Azure sowie Microsoft Dynamics und zum anderen in Consultingleistungen zur Entwicklung digitaler Geschäftsmodelle und -prozesse.

Den digitalen Wandel aktiv mitgestalten. Geschäftsmodelle und -prozesse erfolgreich transformieren.

Thomas Honemeyer, Vorstand der InSys AG, ist auch Gründungsmitglied von 4digital (for digital). Vier Digitale für Digitales. Sparringspartner für Vorstände und CEOs. Ideengeber und Gesprächspartner.

Im Rahmen von 4digital hält die InSys AG Beratungsmandate bei national und international tätigen Unternehmen für die digitale Weiterentwicklung und Strategieplanung.