Microsoft Exchange Online - jetzt migrieren.

Es geht dabei nicht um die reinen Features einer Microsoft Exchange Online Umgebung wie das 100GB große persönliche Postfach, den mobilen Zugriff auf alle Daten per Smartphone oder die enge Integration von Exchange und Microsoft Teams.

Viel mehr geht es um die Leis­tungs­merk­male der cloudbasierten Bereitstellung von Exchange, die man als Anwender nicht sofort sieht!

Es geht um den integrierten Schutz vor Viren, Trojanern, Spam und Phishing, der cloudbasiert auf Basis vieler Millionen Kunden lernt und Ihre Kolleg:innen zuverlässig schützt. Es geht um die redundante Bereitstellung und das zuverlässige Backup der Mailserver in den georedundanten Rechenzentren von Microsoft. Es geht um die integrierten Möglichkeiten mit Hilfe von Testkampagnen die Anfälligkeit Ihrer Mitarbeitenden für die Preisgabe von Kennwörtern zu testen und sie anschließend für dieses Thema zu sensibilisieren. Es geht um das integrierte Archivsystem zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben für die E-Mail-Archivierung. Es geht um so viel mehr.

Deshalb ist in unseren Augen eine sanfte Migration zu Exchange Online der richtige Weg. Und für alle Kunden, die einen Teil Ihrer Daten lieber weiterhin auf lokalen Servern speichern möchten, für die ist Exchange Hybrid die beste Lösung, um on-premises Datenhaltung und cloudbasierte Sicher­heits­technik optimal miteinander zu verbinden.

Unsere Experten verfügen auch über umfassende Erfahrung bei der Migration von Lotus Notes, Tobit oder anderen Drittsystemen zu Microsoft Exchange Online.

Am 14. Oktober 2025 endete der Support für Microsoft Exchange Server 2016 und Exchange Server 2019. Seitdem veröffentlicht Microsoft für diese Versionen keine Sicher­heits­updates mehr.

Wer heute noch Exchange 2016 oder 2019 betreibt, betreibt einen aus dem Internet erreichbaren Mailserver ohne Sicher­heits­aktu­alisie­rungen - und damit eines der beliebtesten Angriffsziele überhaupt. Nachfolger ist der Microsoft Exchange Server Subscription Edition (SE). Er folgt dem Abonnementmodell: Für den Betrieb sind Serverlizenzen mit aktiver Software Assurance oder entsprechende Abon­nement­lizenzen erforderlich.

Zum selben Stichtag endete auch der Support für Windows 10 sowie für Microsoft Office 2016 und Office 2019. Viele Unternehmen nutzen diesen Einschnitt, um Arbeitsplätze mit Microsoft Intune neu aufzusetzen und die Office-Anwendungen gleich mit Microsoft 365 zu modernisieren.

Unsere Empfehlung: die vollständige Migration zu Microsoft Exchange Online. Sollen einzelne Postfächer oder Systeme lokal bleiben, ist ein Upgrade auf Exchange Server SE im Hybridbetrieb der richtige Weg. Wir prüfen Ihre bestehende Umgebung und begleiten Upgrade und Migration ohne Unterbrechung für Ihre Anwender.

Vor der eigentlichen Einführung von Exchange Online oder Exchange Hybrid sollte Ihre ggf. bereits vorhandene Instanz (Tenant) von Microsoft 365, Office 365 oder Azure Active Directory sorgfältig in Hinblick auf ordnungsgemäße Einrichtung und eine sichere Basis­konfi­gura­tion überprüft werden. Dazu haben wir ein von Microsoft empfohlenes Onboarding-Framework, die InSys AG^® | Cloud Readiness Assessments, entwickelt. 

Wenn hier alles ok ist, dann prüfen wir Ihre Exchange on-premises Server auf Aktualität, denn nur ab einer gewissen Mindestversion der lokalen Systeme ist eine Migration zu Exchange Online oder das Einrichten eines Hybrid Connectors unterstützt. Falls nötig, führen wir ein Upgrade Ihrer Systeme auf die benötigten Versionen durch.

Ausführliche Tests für eine reibungslose Migration.

Sind also alle technischen Voraussetzungen geschaffen, dann stellen wir die Verbindung zwischen den lokalen Exchange Servern und Microsoft Exchange Online her und richten danach erste Testpostfächer für Funktionstest und simulierte Migrationen ein. Sind diese Tests erfolgreich, dann entscheiden Sie, welche Postfächer wir als erstes live migrieren. Dabei kommt es auf Seiten der Anwender:innen zu keinerlei Unterbrechungen. Am Ende des Vorgangs ist lediglich ein Neustart von Outlook erforderlich, auf welchen die User:innen automatisch hingewiesen werden. 

In der folgenden Phase migrieren Sie mit unserer Unterstützung nach und nach alle Postfächer zu Exchange Online. Die, die Sie lieber lokal behalten möchten, bleiben lokal. In der Zwischenzeit stellen unsere Experten Ihnen neue Möglichkeiten vor, wie Inhalte von öffentlichen Ordnern zukünftig zum Beispiel mit Microsoft Teams oder Microsoft SharePoint Online verwaltet werden können. Anschließend migrieren wir Ihre öffentlichen Ordner und geteilten Postfächer.

In der nächsten Phase kümmern wir uns um begleitende Systeme wie Ihr Faxgateway, die Anbindung Ihres ERP-Systems zum Versand von Angeboten und Rechnungen per E-Mail, das vorhandene E-Mail-Archivsystem und sonstige Schnittstellen und Systeme. Bis es so weit ist, laufen diese Systeme unverändert und störungsfrei weiter.

Sind alle Daten vollständig zu Exchange Online migriert, dann erfolgt als letztes die Dekom­missio­nierung der alten lokalen Exchange Systeme. Sollen im Falle von Exchange Hybrid Teile davon erhalten bleiben, dann optimieren wir die Systemlandschaft für diesen Endzustand. Zu dieser Exchange Online Optimierung gehört dann auch die Kontrolle der richtigen Einstellungen für SPF, DKIM und DMARC, damit Kunden Ihre E-Mails nicht im Spam Ordner suchen müssen.

Fertig. Sie sind sicher, unter­brechungs­frei und sanft zu Exchange Online migriert.

Unsere Spezialisten für Microsoft Exchange Online in unseren Standorten in Bielefeld und Hamburg unterstützen Sie gerne bundesweit bei Ihren Projekten mit Consulting rund um Ihre Migration zu Microsoft Exchange Online.