Raum­buchungs­system für Exchange Online auf UniFi Connect Displays - Lifetime-Lizenz statt Abo

Das Exchange Online Room Display for UniFi Connect ist ein digitales Raum­buchungs­system der InSys AG^®. Es liest die Raumpostfächer Ihres Microsoft-365-Tenants und zeigt auf einem UniFi Connect Display vor dem Besprechungsraum, ob der Raum gerade frei oder belegt ist, wer ihn gebucht hat und welcher Termin als Nächstes folgt. Ihre Mitarbeitenden buchen Räume weiterhin ganz normal in Outlook - das Display ist das digitale Türschild dazu.

Entwickelt haben wir die Lösung für unsere eigenen Besprechungsräume im H1 in Bielefeld, wo sie täglich im Einsatz ist. Jetzt bauen wir sie zu einem zentral betriebenen Dienst für Kunden aus: Sie hinterlegen den Zugriff einmal in Ihrem Tenant, erhalten pro Raum eine eigene Adresse und tragen diese in das UniFi Connect Display ein. Über eine Verwal­tungs­ober­fläche rufen Sie die Raumadressen ab und verwalten Ihre Displays.

Early Access: Der zentrale Dienst befindet sich im Aufbau. Wir suchen Pilotkunden, die das Raum­buchungs­system als Erste einsetzen möchten.

• Status auf einen Blick: groß und aus der Entfernung lesbar, ob der Raum frei oder belegt ist - und wie lange noch.
• Aktueller und nächster Termin: mit Betreff, Uhrzeit und Organisator.
• Tagesleiste: alle Buchungen des Tages auf einer Zeitachse.
• Vorschau auf die nächsten Tage: damit Sie sehen, wann der Raum wieder frei ist.
• Teilnehmer und Zusagen: wer eingeladen ist und wer zugesagt hat.
• Online-Meetings: Termine mit Teams- oder anderer Online-Einwahl werden gekennzeichnet.
• Raumkapazität: die in Microsoft 365 hinterlegte Anzahl der Plätze.
• Spontan buchen per QR-Code: Gebucht wird wie gewohnt in Outlook. Wer spontan vor dem Raum steht, scannt zusätzlich den QR-Code - auf dem Smartphone öffnet sich ein neuer Outlook-Termin mit diesem Raum.

Private und vertrauliche Termine werden automatisch maskiert: Statt des Betreffs erscheint „Privater Termin“, die Teilnehmerliste wird ausgeblendet. Sichtbar bleibt nur, wer den Raum gebucht hat.

Viele Raum­buchungs­systeme werden pro Display oder pro Raum monatlich abgerechnet. Auch Microsoft verlangt für ein Teams Panel, das ohne Teams-Rooms-System vor einem Raum hängt, eine eigene Lizenz pro Gerät mit monatlicher Abrechnung. Diese Kosten laufen, solange die Displays hängen.

Ein Rechenbeispiel: Mit 20 Displays kostet die Lifetime-Lizenz des Exchange Online Room Display rund 15 € pro Display - einmalig. Eine Monatslizenz fällt dagegen über fünf Jahre 60-mal an. Selbst bei nur einem Euro pro Display und Monat wäre ein Abo schon nach 15 Monaten teurer. Bei 50 Displays mit der Lizenz für unbegrenzt viele Displays sind es rund 20 € pro Display.

Für die Gesamtkosten pro Raum zählt natürlich auch die Hardware: das UniFi Connect Display, ein Switch-Port mit PoE++ und eine UniFi Konsole für die Verwaltung der Displays. Gern rechnen wir Ihre Gesamtkosten über fünf Jahre ehrlich mit Ihnen durch.

Das Raum­buchungs­system liest ausschließlich die Kalender Ihrer Raumpostfächer. Es legt selbst keine Termine an und ändert keine. Gebucht wird wie gewohnt in Outlook: Ihre Mitarbeitenden fügen den Raum einfach ihrem Termin hinzu. Wer spontan vor einem freien Raum steht, kann zusätzlich den QR-Code am Display scannen - er öffnet auf dem Smartphone einen neuen Outlook-Termin, in dem der Raum bereits eingetragen ist. In beiden Fällen buchen Ihre Mitarbeitenden mit ihrem eigenen Microsoft-365-Konto. Damit gelten Ihre bestehenden Buchungsregeln, Berechtigungen und Sicher­heits­richt­linien unverändert.

• Nur Leserechte: Die Software liest Kalenderdaten der Räume und schreibt nichts in Ihren Tenant.
• Private Termine geschützt: Als privat oder vertraulich markierte Termine erscheinen nur als „Privater Termin“ ohne Teilnehmerliste.
• Auftrags­vera­rbei­tung: Die Unterlagen zu Hosting und Auftrags­vera­rbei­tung erhalten Pilotkunden vor dem Start.

Sicherheit und Microsoft 365 sind unser Kerngeschäft: Als Microsoft Solutions Partner betreuen wir Tenants mit Microsoft Entra ID und Conditional Access nach dem aktuellen Stand der Technik.

In unseren eigenen Bespre­chungs­räumen im H1 steuert der Buchungsstatus auch die Gebäudetechnik über KNX: Ist ein Raum gebucht, wird er rechtzeitig vor Terminbeginn auf Komforttemperatur gebracht und danach wieder abgesenkt. An Wochenenden und Feiertagen ohne Termin schaltet er in den Nachtbetrieb. Zusätzlich meldet der Raum seine Belegung an die Haustechnik, und eine Besetzt-Leuchte reagiert auf den Präsenzmelder.

So wird nur geheizt, wenn der Raum tatsächlich genutzt wird. Diese Kopplung bieten wir als Projektleistung für Kunden mit KNX oder anderer Gebäudeautomation an, zum Beispiel über Home Assistant, Node-RED und KNX.

• Microsoft Exchange Online: Ihre Besprechungsräume sind als Raumpostfächer in Microsoft 365 angelegt und werden über Outlook gebucht.
• Zustimmung im Tenant: Ein Administrator erteilt dem Dienst einmalig den Lesezugriff auf die Raumkalender.
• Einstellungen der Raumpostfächer: Damit Betreff und Organisator angezeigt werden, passen wir die Kalen­derver­arbei­tung der Raumpostfächer an.
• UniFi Connect Displays: zum Beispiel das 21,5-Zoll-Touchdisplay UC-Display, versorgt per PoE++ über einen passenden UniFi Switch.
• UniFi Konsole: Die Displays werden in der Anwendung UniFi Connect verwaltet, die auf einer UniFi Konsole läuft. Welche Konsole zu Ihnen passt, erklären wir auf der Seite Was macht der UniFi Controller?

Der zentral betriebene Dienst mit Verwal­tungs­ober­fläche befindet sich im Aufbau. Für den Start suchen wir Unternehmen, die das Raum­buchungs­system als Erste einsetzen und mit uns weiterentwickeln möchten.

• Sie erfahren als Erste, wann der Dienst startet.
• Ihre Anforderungen fließen direkt in die Entwicklung ein.
• Die Vormerkung ist unverbindlich und kostenlos.

Schreiben Sie uns über das Kontaktformular als Pilotkunde, wie viele Besprechungsräume Sie haben und ob bereits UniFi Connect Displays im Einsatz sind. Oder rufen Sie uns an unter +49 (521) 260105-0.