InSys AG | DIE ZWEITE CHANCE FÜR MICROSOFT TEAMS

Wenn es Ihnen wie Max bei der Einführung von Microsoft Teams ergangen ist...

Die Nutzung von Microsoft Teams ist in Ihrem Unternehmen nicht über die "Skype-alike-Phase"​ hinaus gekommen? Anwender beschränken sich auf die reinen Chat- und Videokonferenzfunktionen? Die eigentlichen Kollaborationsfeatures bleiben ungenutzt?

Im zweiten Anlauf wird es klappen! Bundesweit mit der Unterstützung der Onboarding-Spezialisten der InSys AG.

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Wir helfen bei der erfolgreichen Einführung von Microsoft Teams.

Als InSys AG haben wir in den letzten Jahren mehrere hundert Einführungen von Microsoft Teams in Unternehmen aller Größenordnungen begleitet. National wie international. Technisch wie organisatorisch. Während auf der technischen Seite nahezu 100% der Projekte problemlos verlaufen, kommt es auf der Userseite immer wieder zu großen Problemen.

Die aktive Nutzung von Microsoft Teams bleibt nach der Einführung leider häufig hinter den Erwartungen zurück.

Durch die eine Zeit lang im Rahmen der Pandemie kostenlos von Microsoft bereitgestellten Lizenzen für Microsoft Teams haben viele Unternehmen Teams überstürzt und ohne professionelle Begleitung eingeführt. Besonders diese Instanzen bleiben häufig hinter den Erwartungen zurück und das volle Potential von Teams wird nicht erschlossen. Der Fokus der Einführung lag hierbei meistens auf den Funktionen Chat und Videotelefonie. Die Digitalisierung von Geschäftsabläufen und deren Abbildung in Microsoft Teams wurde in diesen Umgebungen bis heute meist nicht umgesetzt. Integrationen wie Microsoft Viva oder Microsoft Loop sind häufig unbekannt und bleiben ungenutzt. Wichtige sicherheitrelevante Features wie die Gastuser-Verwaltung oder Funktionen zum externen Teilen sind nicht individuell konfiguriert und bergen erhöhte Risiken für den unerwünschten Informationsabfluss oder Angriffe.

Haben Sie in Ihrer Einführung ähnliche Erfahrungen gemacht und möchten einen zweiten Anlauf starten?

Kollegen sitzen an Tisch vor Laptop
Gemeinsamkeiten gescheiterter Einführungen
Chat und sonst nicht viel los.

Mitarbeitende beschränken die Nutzung von Microsoft Teams auf die Funktionen Chat, Videotelefonate und Präsenzstatus.

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Kolleg:innen diskutieren eine Idee in einem Microsoft Teams Meeting.
Gemeinsamkeiten gescheiterter Einführungen
E-Mail steht noch immer an erster Stelle.

E-Mail konnte als primär genutztes Medium für die Kommunikation und Informationsverarbeitung nicht abgelöst werden. Verteilergruppen, CC-Adresslisten und das Weiterleiten von E-Mails steht noch immer an erster Stelle.

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Frau blickt in Kamera eines Microsoft Surface Hub während eines Teams Meetings.
Gemeinsamkeiten gescheiterter Einführungen
Gruppenchats statt Teams.

An Stelle aufgaben- oder projektorientierter Teams mit themenspezifischen Kanälen kommunizieren Ihre Kolleg:innen über Gruppenchats oder E-Mail. Später zum Team stoßende Kolleg:innen können sich nur schwer einarbeiten oder orientieren.

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Geschäftsmann schüttelt Hand eines Kunden zur Begrüßung in einem Microsoft Teams Konferenzraum.
Gemeinsamkeiten gescheiterter Einführungen
Ihre Firma ist noch immer eine Insel.

E-Mails statt mit Partnern, Kunden und Lieferanten gemeinsam genutzte Teams. Keine gemeinsame Dateiablage. Keine Versionierung von Dokumenten. Kein mobiler Zugriff auf Dokumente.

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Mann sitzt im Homeoffice vor seinem Laptop mit Microsoft Teams und nimmt an einem Videocall teil.
Gemeinsamkeiten gescheiterter Einführungen
Mitarbeitende belächeln Microsoft Teams.

Die Mitarbeitenden wurden nicht auf die neuen Möglichkeiten von Teams vorbereitet. Usecases wurden nicht nach Teams adaptiert. Die Vorteile von Teams sind nicht klar, Funktionen und Addons unbekannt.

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Kollegen sitzen im Büro an einem Computer mit Microsoft Teams
Gemeinsamkeiten gescheiterter Einführungen
Immer noch zu viele Tools für die Kommunikation.

Outlook für E-Mails, Teams für Chat, die Telefonanlage für Gespräche, TeamViewer für Bildschirmfreigaben, Zoom für Meetings. Wie, das alles könnte Teams?

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Besprechungsraum
Gemeinsamkeiten gescheiterter Einführungen
Konferenzräume sind nicht digital enabled.

Ihre Mitarbeitenden kennen "Windows+K" nicht? Digitale Whiteboards in Teams werden nicht genutzt?

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Microsoft Teams kann so viel mehr!

Geben Sie nicht auf! Wenn Sie in Ihrem Unternehmen ähnliche Erfahrungen gemacht haben, dann verdient Microsoft Teams eine zweite Chance. Ihr Unternehmen verdient eine zweite Chance. Ihre Mitarbeitenden verdienen eine zweite Chance.

Das individuelle "WHID" entscheidet über den Erfolg Ihrer Einführung von Microsoft Teams.

"WHID" steht für "Was habe ich davon?" und ist ein zentraler Punkt im so genannten Change Management, welches zu einem erfolgreichen Veränderungsprozess - und nichts anderes ist die Einführung einer neuen Arbeitsweise - dazu gehört.

Jedem Einzelnen seinen ganz persönlichen Nutzen einer Veränderung - hier der Nutzung von Microsoft Teams - anhand von konkreten Usecases (Anwendungsfällen) und Beispielen deutlich zu machen, ist ein wesentlicher Bestandteil unserer Einführungskampagnen. Wir nennen das "aus Betroffenen Sponsoren machen" und erzielen mit dieser Vorgehensweise sehr gute Erfolge in unseren Projekten.

Veränderungen müssen mit ausreichendem Vorlauf angekündigt werden. Daher begleiten wir die Einführung von Microsoft Teams auch mit nach innen gerichteten Marketingkampagnen (bedruckte Tassen, Roll-up Banner mit Usecases und Anwendertips auf den Unternehmensfluren und in den Sozialräumen. Und das lange, bevor Teams auf den Arbeitsplätzen zur Verfügung steht. Weil es keinen besseren Lehrmeister gibt als Neugierde.

Die nächsten Veränderungen im Microsoft Baukasten für eine moderne Zusammenarbeit stehen bereits vor der Tür. Mit Microsoft Loop schafft Microsoft gerade neue Möglichkeiten der Live-Zusammenarbeit innerhalb von Microsoft Teams. Aber nicht nur dort, auch in den anderen Modern Workplace Apps können Microsoft Loop Inhalte verwendet werden. Zeit Ihre Anwender auf den nächsten Schritt vorzubereiten.

Die häufigsten Fragen in Bezug auf die Benutzung von Microsoft Teams sind:

Wie kann man ein Teams Meeting erstellen? Wie kann man das Teams Hintergrundbild in Videocalls ändern? Wie kann man in Teams den Bildschirm teilen? Wie kann man einen Teams Chat löschen? Wie funktioniert die Teams Web App? Wie funktionieren Teams Breakout Rooms? Wie kann man in Teams Einladungen versenden? Wie funktioniert das Teams Whiteboard? Wie funktioniert das Teams Admincenter? Wie behebe ich eine Teams Störung? Wie funktioniert eine Teams Videokonferenz? Wie kann man den Teams Cache löschen? Wie funktioniert Microsoft Teams Telefonie? Wie kann man in Teams eine Gruppe erstellen? Wie macht man in Teams eine Aufzeichnung? Wie funktioniert ein Teams Live Event? Was sind Teams Gruppenräume? Wie kann man Teams in Outlook integrieren? Wie kann man sein Profilbild in Teams ändern? Wie kann man einen Anruf in Teams halten? Wie kann man ein Teams Meeting aufzeichnen? Wie kann man in Teams die Steuerung anfordern? Kann man den Teams Verlauf löschen? Wie funktionieren Gastzugriffe in Teams? Was wird Microsoft Teams kosten? Wie kann man Anrufe zu Microsoft Teams umleiten? Wie kann man in Teams Anrufe durchstellen?

Kennen Sie alle Antworten? Diesen und vielen weiteren Fragen gehen wir in unseren individuellen Trainings nach.

Profitieren Sie von unserer Erfahrung aus mehreren Hundert begleiteten Einführungen und mehr als 80.000 betreuten Anwendern.

Umfassende Aufklärung über die Funktionen und Möglichkeiten von Microsoft Teams. Was gibt es mehr als Chat und Videocalls?

Was ist wofür am besten geeignet? Best practices und Erfahrungsaustausch. Kanal oder Team? Horizontaler oder vertikaler thematischer Aufbau von Inhalten?

Grundsätzliche Überlegungen zum Thema Dateisharing, externe User in Teams und Sicherheit. Was ist im Standard aktiv und sollte angepasst werden?

Teams im Homeoffice. Telefonische Erreichbarkeit, Anrufgruppen, Endgerätesicherheit, gemeinsame Dateiablage, etc. im Detail betrachtet.

Analyse möglicher Kollaborations-Usecases und Umsetzung in Keyusergruppen. Welcher vorhandene Prozess läßt sich optimal auf Microsoft Teams umstellen?

Interne Einführungskampagne, damit jeder Anwender seinen ganz persönlichen Nutzen von Microsoft Teams erkennt. Betroffene so zu Sponsoren machen und die Akzeptanz von Microsoft Teams steigern.

Evaluierung der Migration bestehender Telefonanlagen zu Microsoft Teams Direct Routing inkl. Rufnummernmitnahme, damit Teams zur einzig benötigten Kommunikationsplattform im Unternehmen wird.

"Es ist häufig schwer mit anzusehen, wenn Potentiale nicht erschlossen werden und Menschen und Unternehmen hinter ihren Möglichkeiten zurückbleiben."

Thomas Honemeyer, Vorstand InSys AG

Lesen Sie den vollständigen Artikel "Warum die Nutzung von Microsoft Teams in Unternehmen meist nicht über die "Skype-alike-Phase"​ hinaus kommt." von Thomas Honemeyer auf LinkedIn.

InSys AG | EXPERTS IN DIGITAL STRATEGY.

Die InSys AG unterstützt Unternehmen des Mittelstandes und aus dem Enterprise-Segment im Prozess ihrer digitalen Transformation. Unsere Schwerpunkte liegen zum einen in der Einführung moderner Arbeitsweisen im Themenkomplex „Secure Modern Workplace“ auf Basis von Microsoft Cloudlösungen wie Microsoft 365, Office 365 und Azure sowie Microsoft Dynamics und zum anderen in Consultingleistungen zur Entwicklung digitaler Geschäftsmodelle und -prozesse.

Den digitalen Wandel aktiv mitgestalten. Geschäftsmodelle und -prozesse erfolgreich transformieren.

Thomas Honemeyer, Vorstand der InSys AG, ist auch Gründungsmitglied von 4digital (for digital). Vier Digitale für Digitales. Sparringspartner für Vorstände und CEOs. Ideengeber und Gesprächspartner.

Unsere Spezialisten für Microsoft Teams in unseren Standorten in Bielefeld und Hamburg unterstützen Sie gerne bundesweit bei Ihren Projekten mit Consulting rund um Ihre Einführung von Microsoft Teams.

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Die zehn häufigsten Fehler bei der Einführung von Microsoft Teams!

Wir teilen unsere Erfahrungen aus den letzten Projekten. Mehr zu Microsoft Teams und anderen Themen finden Sie auch auf unserem YouTube-Kanal. Wir freuen uns über ein Abo.

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1.

Analyse des aktuellen Umsetzungsstands von Microsoft Teams

2.

Analyse der aktuellen Endanwenderakzeptanz

3.

Basis-Sicherheitsanalyse

4.

Zeit für Ihre wichtigsten Fragen und Probleme

Um für das kostenlose Onboarding-Consulting qualifiziert zu sein müssen Sie über mindestens 20 kostenpflichtige Microsoft Teams Lizenzen verfügen. Das kostenlose Onboarding-Consulting ist auf zwei Stunden begrenzt und wird remote als Teams Meeting durch einen erfahrenen Microsoft Teams Consultant der InSys AG durchgeführt. Die Teilnehmerzahl ist auf max. 4 Personen Ihres Unternehmens beschränkt. Sie gehen keinerlei Verpflichtungen ein und es entstehen Ihnen keinerlei versteckte Kosten.

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