Outlook Promotions: So aktivieren Sie den neuen Ordner für Werbemails in Microsoft 365

• Seit Juli 2026 erhalten werbliche Massen-E-Mails in Microsoft 365 automatisch die Markierung Promotions, unabhängig von ihrem Bulk Complaint Level (BCL).
• In den Promotions-Ordner verschoben werden diese Mails nur, wenn Admins in der Antispamrichtlinie die Einstellung Massenverschiebungen aktiviert (Bulk moves enabled) einschalten.
• In den voreingestellten Sicherheitsrichtlinien Standard und Strict ist die Einstellung derzeit ausgeschaltet; Benutzer in diesen Richtlinien müssen Sie dafür ausschließen.
• Der Ordner lernt mit: Verschieben Mitarbeitende eine Mail hinein oder heraus, behandelt das System künftige Nachrichten entsprechend.
• Wichtige Absender lassen sich über eine Nachrichtenflussregel von der Markierung ausnehmen.

Mit Outlook Promotions trennt Microsoft 365 Newsletter und Werbemails vom übrigen Posteingang. Laut Microsoft-Dokumentation erhalten seit Juli 2026 alle Nachrichten, die der Spamfilter als werbliche Massen-E-Mail (Bulk) erkennt, automatisch die Markierung Promotions, unabhängig von ihrem Bulk Complaint Level (BCL). Schalten Admins in der Antispamrichtlinie die Einstellung Massenverschiebungen aktiviert (englisch: Bulk moves enabled) ein, landen diese Mails nicht mehr im Posteingang, sondern in einem eigenen Ordner Promotions.

Laut Message-Center-Meldung MC1279093 (zuletzt aktualisiert am 2. Oktober 2026) sollte der weltweite Rollout bis Ende Oktober 2026 abgeschlossen sein. Die Funktion steht damit jetzt in den Tenants bereit. Automatisch aktiv ist aber nur die Markierung. Den Ordner müssen Sie selbst einschalten.

• Automatisch: die Markierung Promotions. Laut MC1279093 ist sie seit der allgemeinen Verfügbarkeit für alle Tenants standardmäßig aktiv und bleibt es auch.
• Nicht automatisch: das Verschieben in den Ordner. Dafür muss Massenverschiebungen aktiviert in der Antispamrichtlinie eingeschaltet sein, die für den jeweiligen Benutzer gilt.
• Lernfunktion: Verschiebt ein Benutzer eine Mail in den Ordner oder heraus, merkt sich das System die Entscheidung für künftige Nachrichten.
• Bleibt im Posteingang: Mails von Absendern auf einer Absender-Zulassungsliste und von Absendern aus den akzeptierten Domänen Ihrer Organisation. Interne Absender erhalten die Markierung gar nicht.

Massen-E-Mails, die den BCL-Schwellenwert erreichen oder überschreiten, behandelt die Antispamrichtlinie wie bisher, zum Beispiel im Junk-E-Mail-Ordner oder in der Quarantäne. Der Promotions-Ordner betrifft nur Massen-E-Mails unterhalb des Schwellenwerts, die sonst im Posteingang gelandet wären.

• Lizenz: MC1279093 richtet sich an Organisationen mit Microsoft Defender for Office 365. Die Microsoft-Dokumentation zur Funktion gilt laut Kopfzeile auch für die integrierten Sicherheitsfunktionen aller Cloud-Postfächer.
• Berechtigungen: Zum Ändern von Antispamrichtlinien brauchen Sie laut Microsoft-Dokumentation die Exchange-Online-Rollengruppe Organisationsverwaltung (Organization Management) oder Sicherheitsadministrator (Security Administrator) oder die Entra-Rolle Sicherheitsadministrator. Ist Microsoft Defender XDR Unified RBAC für Defender for Office 365 aktiv, braucht man im Portal die Berechtigung Kernsicherheitseinstellungen (verwalten) (Core Security settings (manage)).
• Markierung und Posteingangsregeln: Die Markierung Promotions und die Bedingung Promotions in Posteingangsregeln gibt es derzeit in Outlook im Web und im neuen Outlook für Windows.
• Zustellung in den Ordner: Das Verschieben in den Promotions-Ordner samt Lernfunktion funktioniert in Outlook im Web, im neuen Outlook für Windows, in Outlook für iOS und Android, im klassischen Outlook und in Outlook für Mac.

Die folgenden Schritte nennen die Bezeichnungen der deutschen Oberfläche und in Klammern das englische Original. Einzelne Bezeichnungen können im Microsoft Defender Portal je nach Sprachversion leicht abweichen.

Für jeden Empfänger wendet Microsoft 365 nur die erste passende Antispamrichtlinie an. Die Reihenfolge ist laut Microsoft-Dokumentation:

1. die Richtlinie der voreingestellten Sicherheitsrichtlinie Strict (Strict Preset Security Policy),
2. die Richtlinie der voreingestellten Sicherheitsrichtlinie Standard (Standard Preset Security Policy),
3. benutzerdefinierte Antispamrichtlinien nach ihrer Priorität (0 ist die höchste),
4. die Standardrichtlinie Antispamrichtlinie für eingehenden Datenverkehr (Standard) (Anti-spam inbound policy (Default)) mit der Priorität Niedrigste (Lowest).

Wichtig: In den voreingestellten Sicherheitsrichtlinien Standard und Strict ist Massenverschiebungen aktiviert derzeit ausgeschaltet. Benutzer, die in diesen Richtlinien enthalten sind, bekommen deshalb keinen Promotions-Ordner. Laut Microsoft müssen Sie diese Benutzer aus Standard und Strict ausschließen, am einfachsten über eine eigene Gruppe (siehe Variante B). Welche Benutzer zugeordnet sind, sehen Sie im Defender Portal auf der Seite Voreingestellte Sicherheitsrichtlinien (Preset security policies) unter security.microsoft.com/presetSecurityPolicies.

Diese Variante passt, wenn Ihre Benutzer nicht in den voreingestellten Sicherheitsrichtlinien Standard oder Strict enthalten sind.

1. Öffnen Sie im Microsoft Defender Portal die Seite Antispamrichtlinien (Anti-spam policies). Direkt erreichen Sie sie unter security.microsoft.com/antispam, über das Menü unter E-Mail & Zusammenarbeit > Richtlinien & Regeln > Bedrohungsrichtlinien > Antispam (Email & collaboration > Policies & rules > Threat policies > Anti-spam).
2. Klicken Sie in der Liste auf die Zeile Antispamrichtlinie für eingehenden Datenverkehr (Standard), und zwar irgendwo in der Zeile, nicht auf das Kontrollkästchen. Rechts öffnet sich der Detailbereich der Richtlinie.
3. Wählen Sie im Abschnitt Aktionen (Actions) Bearbeiten (Edit).
4. Schieben Sie den Schalter Massenverschiebungen aktiviert (Bulk moves enabled) auf Ein (On). Sie finden ihn direkt unter den Nachrichtenaktionen für Spam, Phishing und Massen-E-Mails. In der Dokumentation ist die Einstellung noch als Vorschau gekennzeichnet.
5. Speichern Sie die Änderung.
6. Gelten für Teile Ihrer Benutzer benutzerdefinierte Antispamrichtlinien, wiederholen Sie die Schritte 2 bis 5 für jede dieser Richtlinien. Laut Microsoft genügt es, die Einstellung in allen vorhandenen Antispamrichtlinien einzuschalten, wenn Sie Ihren Mitarbeitenden keine eigene Wahl lassen wollen.

Der Ordner Promotions entsteht im Postfach, sobald die erste werbliche Mail nach der Änderung eintrifft. Auf Seiten der Benutzer ist nichts weiter zu tun.

Microsoft beschreibt für einen kontrollierten Start zwei E-Mail-aktivierte Sicherheitsgruppen: eine Gruppe für Opt-in und eine für Opt-out. Dürfen Mitarbeitende den Gruppen selbst beitreten, entscheiden sie damit auch selbst, ob sie den Ordner nutzen.

1. Legen Sie die beiden Gruppen an, zum Beispiel „Promotions Opt-in“ und „Promotions Opt-out“.
2. Schließen Sie die Mitglieder beider Gruppen aus den voreingestellten Sicherheitsrichtlinien Standard und Strict aus, falls diese bei Ihnen aktiv sind.
3. Wählen Sie auf der Seite Antispamrichtlinien Richtlinie erstellen (Create policy) und dann Eingehend (Inbound). Vergeben Sie auf der Seite Benennen Sie Ihre Richtlinie (Name your policy) einen Namen, zum Beispiel „Promotions Opt-in“.
4. Tragen Sie auf der Seite Benutzer, Gruppen und Domänen (Users, groups, and domains) im Feld Gruppen (Groups) die Opt-in-Gruppe ein. Microsoft rät davon ab, in einer Richtlinie Benutzer und Gruppen gemischt aufzunehmen.
5. Übernehmen Sie auf der Seite Massen-E-Mail-Schwellenwert & Spameigenschaften (Bulk email threshold & spam properties) die Einstellungen Ihrer bisherigen Richtlinie. Für den BCL-Schwellenwert der Opt-in-Richtlinie empfiehlt Microsoft mindestens den Wert 5.
6. Schieben Sie auf der Seite Aktionen (Actions) den Schalter Massenverschiebungen aktiviert (Bulk moves enabled) auf Ein (On). Übernehmen Sie die übrigen Aktionen, Quarantänerichtlinien sowie Zulassungs- und Sperrlisten aus der bisherigen Richtlinie.
7. Prüfen Sie auf der Seite Überprüfen (Review) alle Angaben und wählen Sie Erstellen (Create).
8. Geben Sie der Opt-in-Richtlinie eine hohe Priorität (niedrige Zahl). Dazu öffnen Sie die Richtlinie in der Liste und wählen Priorität erhöhen (Increase priority), bis sie vor Ihren anderen benutzerdefinierten Richtlinien steht.
9. Legen Sie auf dem gleichen Weg eine Opt-out-Richtlinie für die Opt-out-Gruppe an, mit ausgeschaltetem Massenverschiebungen aktiviert.

Sollen Mails bestimmter Absender oder an bestimmte Empfänger nie als Promotions markiert werden, nutzen Sie laut Microsoft-Dokumentation eine Nachrichtenflussregel (Transportregel) im Exchange Admin Center unter Nachrichtenfluss > Regeln (Mail flow > Rules):

1. Name: zum Beispiel „Promotions-Markierung verhindern“.
2. Wenden Sie diese Regel an, wenn... (Apply this rule if): die gewünschte Bedingung, etwa Der Absender > ist extern/intern mit Außerhalb der Organisation (Outside the organization), Der Absender > Die Adresse enthält eines dieser Wörter mit einem Teil der Absenderadresse oder für bestimmte Empfänger die Bedingung Der Empfänger > ist diese Person (The recipient > is this person).
3. Gehen Sie wie folgt vor... (Do the following): Nachrichteneigenschaften ändern und einen Nachrichtenheader festlegen (Modify the message properties > set a message header). Als Header tragen Sie X-MS-Exchange-Organization-BulkStamping ein, als Wert 0.
4. Außer wenn... (Except if): optional Ausnahmen, wenn einzelne Nachrichten doch markiert werden sollen.
5. Achten Sie auf der Seite mit den Regeleinstellungen darauf, dass Verarbeitung weiterer Regeln beenden (Stop processing more rules) nicht ausgewählt ist.

Der Header wird nur beim Transport verwendet und vor der Zustellung entfernt. In den Kopfzeilen beim Empfänger taucht er deshalb nicht auf. Wer an der Vorschau teilgenommen hat, braucht die damalige Regel mit dem Wert 1 laut Microsoft nicht mehr.

• Promotions ist ein normaler Ordner, kein Systemordner. Sie können ihn umbenennen oder verschieben, er funktioniert weiter.
• Gibt es im Postfach schon einen anderen Ordner mit dem Namen Promotions, legt Microsoft 365 einen Ordner Promotions(1) an und nutzt diesen.
• Wird der Ordner gelöscht und liegt im Ordner Gelöschte Elemente, landen Massen-E-Mails dort. Endgültig gelöschte Ordner werden derzeit nach wenigen Minuten neu angelegt.
• Eigene Posteingangsregeln der Benutzer, die Massen-E-Mails behandeln, haben Vorrang vor dem Promotions-Ordner.
• Die Markierung Promotions hat Vorrang vor der Markierung Extern.
• Schalten Sie Massenverschiebungen aktiviert später wieder aus, bleibt der Ordner im Postfach, neue Massen-E-Mails landen aber wieder im Posteingang.

• Menge abschätzen: Mit den Erkenntnissen zu Massenabsendern (Bulk senders insight) in den Eigenschaften einer Antispamrichtlinie sehen Sie, wie viele Mails bei Ihrem aktuellen BCL-Schwellenwert als Massen-E-Mail erkannt wurden, und können andere Schwellenwerte simulieren.
• Mit einer Pilotgruppe starten: IT und einige Fachabteilungen zuerst, dann alle Mitarbeitenden.
• Mitarbeitende informieren: Erklären Sie, wo der neue Ordner liegt und dass das Verschieben einer Mail das System trainiert. Microsoft empfiehlt in MC1279093 ausdrücklich, interne Anleitungen und Schulungsunterlagen anzupassen.
• Wichtige Absender prüfen: Lieferanten oder Dienstleister, deren Mails nie im Promotions-Ordner landen dürfen, nehmen Sie per Nachrichtenflussregel aus.

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