AI Notetaker in Teams-Meetings: Wie Sie fremde KI-Bots jetzt automatisch blockieren

• Microsoft Teams erkennt externe KI-Bots wie AI Notetaker beim Beitritt zu einer Besprechung und hält sie standardmäßig im Wartebereich fest, bis der Organisator sie ausdrücklich zulässt.
• Laut Microsoft 365 Roadmap (ID 566201) wird derzeit eine zusätzliche Option ausgerollt, mit der Administratoren alle erkannten externen Bots per Besprechungsrichtlinie automatisch blockieren.
• Die Einstellung gilt für Besprechungen, die Personen aus Ihrer Organisation organisieren, und lässt sich für den gesamten Tenant oder für einzelne Gruppen festlegen.
• Microsoft weist selbst darauf hin, dass nicht jeder Bot erkannt wird und Menschen gelegentlich fälschlich als Bot markiert werden.
• Ergänzend gibt es in der öffentlichen Vorschau eine Einwilligungsabfrage vor dem Beitritt, mit der Sie Teilnehmende auf Regeln zu Aufzeichnung und KI-Nutzung hinweisen.

AI Notetaker von Drittanbietern treten Teams-Besprechungen als eigener Teilnehmer bei, schreiben mit und erstellen Zusammenfassungen. Laut Microsoft-Dokumentation bringt das drei Risiken mit sich: Besprechungen werden aufgezeichnet oder transkribiert, ohne dass alle Teilnehmenden es bemerken, die Inhalte landen in Systemen außerhalb der Compliance-Grenzen Ihres Unternehmens, und es entstehen Datenschutz- und Datenabflussrisiken. Besonders heikel ist das, wenn externe Gäste ihren eigenen Notetaker mitbringen: Dann verlassen Inhalte Ihrer Besprechung das Unternehmen, ohne dass Sie Einfluss darauf haben, wo sie gespeichert und wofür sie genutzt werden.

Microsoft Teams prüft beim Beitritt zu einer Besprechung anhand technischer und verhaltensbezogener Signale, ob es sich um einen externen KI-Bot handelt. Laut Microsoft-Dokumentation passiert dann Folgendes:

• Erkannte Bots landen im Wartebereich, und zwar unabhängig davon, wie der Wartebereich für die Besprechung eingestellt ist.
• Der Organisator sieht den Bot gekennzeichnet und muss ihn ausdrücklich zulassen. Teams weist dabei auf das Risiko hin.
• Je nach Besprechungseinstellung dürfen auch Referenten Teilnehmende aus dem Wartebereich zulassen. Microsoft empfiehlt deshalb, das Zulassen auf Organisatoren und Mitorganisatoren zu beschränken.

Die Einstellung heißt im Teams Admin Center Manage external bots and their access to meetings und steht in den Besprechungsrichtlinien im Abschnitt Meeting join & lobby. Standard ist die Option, erkannte Bots erst nach Freigabe zuzulassen. Alternativ lässt sich die Erkennung ganz abschalten, wovon Microsoft abrät. Per PowerShell steuern Sie das über den Parameter ExternalBotAccessMode der Besprechungsrichtlinie.

Laut Microsoft 365 Roadmap (ID 566201) wird derzeit eine weitere Option ausgerollt: Administratoren können damit alle erkannten externen Bots automatisch von Besprechungen ausschließen. Die Versionshinweise für Teams-Administratoren führen die Funktion seit dem 23. September 2026. Die Roadmap nennt Desktop, Web, Mac, iOS und Android sowie die weltweite kommerzielle Cloud und GCC.

Der Unterschied zur bisherigen Standardeinstellung ist wichtig: Bisher entscheidet in jeder einzelnen Besprechung der Organisator, ob ein Bot hineindarf. Ein unachtsamer Klick reicht, um einen fremden Notetaker zuzulassen. Mit der automatischen Blockade legen Sie die Regel zentral fest. Da die Richtlinie wie jede Besprechungsrichtlinie Benutzern und Gruppen zugewiesen wird, können Sie zum Beispiel Geschäftsführung, Personalabteilung und Entwicklung streng einstellen und für andere Bereiche bei der Freigabe im Einzelfall bleiben.

Microsoft nennt in der Dokumentation selbst zwei Grenzen:

1. Nicht jeder Bot wird erkannt. Die Erkennung wird laufend verbessert, eine Garantie gibt es nicht. Nicht erkannte Bots erscheinen wie normale externe Teilnehmende.
2. Fehlalarme sind möglich. Teams kann gelegentlich Menschen als Bot markieren. Organisatoren können die Person dann aus dem Wartebereich zulassen und sie für diese Besprechung als Mensch kennzeichnen.

Parallel startet Microsoft ein Programm, über das Anbieter von Besprechungs-Bots sich registrieren und ihre Bots beim Beitritt eindeutig zu erkennen geben. Es befindet sich laut Microsoft in der öffentlichen Vorschau, die ihre Kapazität bereits erreicht hat.

Die Bot-Kontrolle ersetzt deshalb keine saubere Grundkonfiguration: Prüfen Sie zusätzlich, wer Besprechungen ohne Wartebereich betreten darf und ob anonyme Teilnehmende überhaupt zugelassen sind.

Seit Anfang November 2026 führt Microsoft eine weitere Einstellung in den Versionshinweisen: eine verpflichtende Einwilligung vor dem Besprechungsbeitritt. Sie befindet sich laut Microsoft-Dokumentation in der öffentlichen Vorschau und ist standardmäßig ausgeschaltet. Wenn Sie sie aktivieren, gilt Folgendes:

• Alle Teilnehmenden, also Organisatoren, interne und externe Personen sowie anonyme Gäste, müssen Ihren Hinweistext bestätigen, bevor sie beitreten. Wer nicht zustimmt, kann nicht teilnehmen.
• Der Text darf bis zu 1.500 Zeichen lang sein und lässt sich in einer Standardsprache und bis zu vier weiteren Sprachen hinterlegen.
• Die Zustimmungen werden in den Überwachungsprotokollen festgehalten.

Damit können Sie Teilnehmende zum Beispiel auf Regeln zu Aufzeichnungen und zur Nutzung von KI-Werkzeugen hinweisen. Welche Formulierung für Ihr Unternehmen rechtlich passt, klären Sie bitte mit Ihrem Datenschutzbeauftragten und gegebenenfalls Ihrer Rechtsberatung. Die InSys AG^® bietet keine Rechtsberatung, unterstützt Sie aber bei der technischen Umsetzung in Teams.

Wer fremde Notetaker sperrt, sollte eine Alternative anbieten, sonst weichen Mitarbeitende auf private Werkzeuge aus. Microsoft 365 Copilot arbeitet laut Microsoft-Dokumentation innerhalb der Microsoft 365 Dienstgrenze und berücksichtigt die bestehenden Berechtigungen, Vertraulichkeitsbezeichnungen und Compliance-Einstellungen Ihres Tenants. Wie Sie Copilot für Besprechungen lizenzieren und einführen, zeigt unsere Seite zur Einführung von Microsoft 365 Copilot. Für Aufbewahrung und Richtlinien zu KI-Interaktionen ist Microsoft Purview für Compliance das passende Werkzeug.

1. Bestandsaufnahme: Klären Sie, welche Notetaker und Besprechungs-Apps in Ihrem Unternehmen genutzt werden und für welche Abläufe sie gebraucht werden.
2. Bot-Erkennung prüfen: Stellen Sie sicher, dass die Erkennung in keiner Besprechungsrichtlinie abgeschaltet ist.
3. Wartebereich absichern: Beschränken Sie das Zulassen aus dem Wartebereich auf Organisatoren und Mitorganisatoren.
4. Blockade testen: Sobald die neue Option in Ihrem Tenant sichtbar ist, testen Sie sie zuerst mit einer Pilotgruppe und rollen Sie sie danach auf sensible Bereiche aus.
5. Mitarbeitende informieren: Erklären Sie Organisatoren den neuen Hinweis im Wartebereich und benennen Sie die freigegebene Alternative für KI-Protokolle.

Die Einstellungen zu Bots, Wartebereich und Einwilligung prüfen wir auch im Microsoft Tenant Sicherheitscheck zum Festpreis.

Die InSys AG^® ist Microsoft Solutions Partner für Security, für KI-Geschäftslösungen und für Azure Infrastructure sowie Microsoft Direct CSP. Kunden lizenzieren über die InSys AG^® mehr als 80.000 Microsoft 365 Lizenzen. Wir richten Ihre Teams-Besprechungsrichtlinien so ein, dass vertrauliche Inhalte im Unternehmen bleiben, und begleiten die Umstellung mit Schulung und Kommunikation. Mehr zu unserem Vorgehen finden Sie auf der Seite zur Microsoft Teams Einführung, einen Überblick über alle Leistungen auf unserer Seite als Microsoft 365 Partner für Security und Lizenzen. Sie erreichen uns telefonisch unter +49 (521) 260105-0 oder über das Kontaktformular am Ende dieser Seite.