Oversharing im Unternehmen: Warum KI vergessene Dateien, Mails und Forenbeiträge wieder sichtbar macht

• Microsoft 365 Copilot zeigt laut Microsoft nur Inhalte, für die ein Nutzer mindestens Leserechte hat, nutzt diese Rechte aber vollständig, auch bei jahrelang vergessenen Dateien und E-Mails.
• SharePoint setzt die Freigabeeinstellungen laut Microsoft standardmäßig auf die freizügigste Option, deshalb ist Oversharing in vielen Microsoft 365 Umgebungen der Normalfall.
• Öffentliche Beiträge werden zum Trainingsmaterial: Meta trainiert seine KI mit öffentlichen Beiträgen und Kommentaren von Erwachsenen in der EU, LinkedIn nutzt seit dem 3. November 2025 Daten von Mitgliedern in der EU für das Training generativer KI.
• Prompts, Antworten und Daten aus Microsoft Graph werden laut Microsoft nicht zum Training der Basismodelle von Microsoft 365 Copilot verwendet, bei privaten KI-Konten gelten dagegen oft andere Regeln.
• Mit SharePoint Advanced Management, das in der Microsoft 365 Copilot Lizenz enthalten ist, und Microsoft Purview lassen sich überteilte Inhalte finden, sperren, archivieren oder löschen, bevor Copilot sie Mitarbeitenden präsentiert.

Oversharing bedeutet im Unternehmen: Informationen sind für deutlich mehr Menschen zugänglich, als es für die Arbeit nötig wäre. Typische Beispiele sind Freigabelinks für alle Mitarbeitenden, Teams mit der gesamten Belegschaft als Mitglied, eine vor Jahren weitergeleitete E-Mail mit der Gehaltsliste im Anhang oder eine Fehlermeldung mit Tenant-ID und Kontoadresse, die ein Admin zur Fehlersuche in ein öffentliches Hilfeforum gestellt hat.

Lange blieb das folgenlos, weil niemand diese Inhalte gefunden hat. Wer nicht wusste, dass es den Ordner „Projekt Alt 2019“ gibt, hat ihn auch nicht geöffnet. Genau diese Sicherheit durch Vergessen gibt es mit KI nicht mehr.

Microsoft 365 Copilot greift laut Microsoft-Dokumentation über Microsoft Graph auf Dokumente, E-Mails, Kalender, Chats, Besprechungen und Kontakte zu. Dabei zeigt Copilot nur Inhalte, für die der jeweilige Nutzer mindestens Leserechte hat.

Copilot hebelt also keine Berechtigungen aus. Er nutzt die vorhandenen Berechtigungen nur konsequent. Eine Datei, die vor fünf Jahren zu großzügig freigegeben wurde, war bisher kaum ein Risiko, weil sie in einem vergessenen Ordner lag. Fragt heute jemand Copilot nach den Gehältern im Vertrieb oder nach den Konditionen eines Großkunden, durchsucht die KI alles, was diese Person sehen darf. Das Alter einer Datei spielt dabei keine Rolle.

Erschwerend kommt hinzu: SharePoint setzt die Freigabeeinstellungen laut Microsoft standardmäßig auf die freizügigste Option. Wer diese Einstellungen nie angepasst hat, hat in der Regel auch Oversharing.

Oversharing per E-Mail

Für E-Mails gilt dasselbe Prinzip. Jede Mail, die jemand erhalten hat, liegt in seinem Postfach und damit im Zugriff seines Copilot. Wer vor Jahren eine vertrauliche Mail versehentlich an einen Verteiler oder in CC an zu viele Kollegen geschickt hat, hat diese Information dauerhaft verteilt. Copilot kann sie heute in einer Zusammenfassung oder Antwort wieder hervorholen.

Wie verbreitet Oversharing außerhalb des eigenen Tenants ist, zeigt ein Blick in das Microsoft Q&A Forum auf Microsoft Learn, in dem Admins und Anwender täglich Hilfe zu Microsoft 365, Azure und Windows suchen. Wir haben dort am 9. November 2026 Beiträge durchgesehen. Die folgenden Beispiele sind bewusst anonymisiert:

• Kontakt- und Firmendaten im Klartext: Firmenname, Anschrift und Telefonnummer mit der Bitte um Rückruf, oder bei einer Rückfrage zu einer Abbuchung gleich mehrere E-Mail-Adressen samt Hinweis auf die abgelaufene Wiederherstellungsadresse. Genau solche Angaben nutzen Angreifer, um sich bei der Kontowiederherstellung als Kontoinhaber auszugeben.
• Zugangsdaten auf Screenshots: Bei einem Problem mit Dynamics 365 schreibt ein Fragesteller selbst, dass auf seinen angehängten Screenshots App ID und Client Secret zu sehen sind. Bei Aktivierungsproblemen müssen Moderatoren immer wieder darum bitten, den Produktschlüssel nicht vollständig zu posten.
• Code mit Zugangslogik: Ein Fragesteller veröffentlicht seinen vollständigen Code für den Mailversand über Microsoft 365 und erwähnt, dass das Kennwort des Versandkontos in der Datenbank liegt. Im selben Thread berichtet er, testweise MFA für alle Benutzer abgeschaltet zu haben. Für Angreifer ist das eine fertige kleine Schwachstellenanalyse.
• Infrastruktur-Details: echte Namen von Azure Storage Accounts samt Pfad zu internen Dateien, Server- und Datenbanknamen, lokale Pfade mit Windows-Benutzernamen. Einzeln wirkt das harmlos, in der Summe erleichtert es die Vorbereitung eines Angriffs.
• Ungefilterte Fehlermeldungen: komplette Meldungen mit Tenant-ID, Correlation-ID, Zeitstempel und teilweise der Kontoadresse. Viele Anwender wissen schlicht nicht, welche Bestandteile einer Fehlermeldung sensibel sind.
• Sicherheitsvorfall mit Firmenbezug: Wer eine verdächtige Mail vollständig postet, um zu fragen, ob sie echt ist, dokumentiert öffentlich, welches Unternehmen gerade gezielt mit Phishing angegriffen wird.

Das Problem ist so verbreitet, dass Microsoft im Forum systematisch gegensteuert: E-Mail-Adressen werden automatisch maskiert, Moderatoren entfernen persönliche Angaben und hinterlassen einen entsprechenden Vermerk, und viele Moderatorenantworten erinnern daran, dass das Forum öffentlich ist und persönliche oder Unternehmensdaten beim nächsten Mal verborgen werden sollen. Diese Schutzmechanismen haben aber Grenzen. Die automatische Maskierung greift bei Text, nicht bei Screenshots und Anhängen. Und bis ein Moderator eingreift, ist der Beitrag bereits öffentlich und kann längst kopiert oder erfasst worden sein.

Was vor dem Posten in ein Forum entfernt werden muss

• Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Anschriften und Firmennamen
• Kennwörter, Client Secrets, API-Schlüssel, Connection Strings und Produktschlüssel, auch auf Screenshots
• Tenant-ID, Subscription-ID, Correlation- und Trace-IDs sowie Supportfallnummern
• Server-, Datenbank-, Storage- und Domänennamen, interne IP-Adressen und Dateipfade mit Benutzernamen
• Angaben zu abgeschalteten Schutzmaßnahmen, etwa deaktivierte MFA, offene Ports oder eine abgeschaltete Firewall

Was einmal öffentlich ist, wird nicht nur von Suchmaschinen erfasst, sondern zunehmend auch von KI-Anbietern genutzt:

• Meta trainiert seine KI laut eigener Ankündigung mit öffentlichen Inhalten wie Beiträgen und Kommentaren, die Erwachsene in der EU auf Facebook, Instagram und anderen Meta-Produkten geteilt haben. Wer das nicht möchte, muss über ein Formular widersprechen. Private Nachrichten nutzt Meta nur, wenn sie jemand selbst mit den KI-Funktionen teilt.
• LinkedIn verwendet laut eigener Hilfe-Seite seit dem 3. November 2025 Daten von Mitgliedern aus der EU, dem EWR und der Schweiz, um Inhalte erzeugende KI-Modelle zu trainieren. Rechtsgrundlage ist nach Angaben von LinkedIn das berechtigte Interesse.

Was einmal in ein trainiertes Modell eingeflossen ist, lässt sich nicht mehr zurückholen. Anthropic schreibt das für private Claude-Konten ausdrücklich: Wer die Trainingsfreigabe später abschaltet, verhindert nur die Nutzung in künftigen Trainingsläufen, bereits trainierte Modelle behalten die Daten. Wie Unternehmen das Training mit Inhalten ihrer eigenen Website steuern, zeigt unsere News zu robots.txt für KI-Training.

Ein großer Unterschied besteht zwischen KI-Diensten für Unternehmen und privaten Konten. Für Microsoft 365 Copilot gilt laut Microsoft: Prompts, Antworten und Daten aus Microsoft Graph werden nicht zum Training der Basismodelle verwendet.

Bei privaten Konten sieht es anders aus. Anthropic trainiert neue Modelle laut eigener Ankündigung mit Chats aus den Tarifen Claude Free, Pro und Max, wenn der Nutzer die entsprechende Einstellung aktiviert hat. In diesem Fall bewahrt Anthropic die Daten fünf Jahre auf, sonst 30 Tage. Für Claude von Anthropic in den Geschäftstarifen Team und Enterprise sowie für die API gelten diese Regeln nicht.

Kopiert ein Mitarbeitender einen Vertragsentwurf oder eine Kundenliste in sein privates KI-Konto, entscheidet also eine Einstellung, die das Unternehmen weder kennt noch steuern kann. Wie Sie solche Schatten-KI aufspüren, lesen Sie in unserer News zu Schatten KI erkennen.

Microsoft hat für den Copilot-Rollout eine ganze Reihe von Werkzeugen geschaffen. SharePoint Advanced Management ist laut Microsoft in der Microsoft 365 Copilot Lizenz enthalten.

• Data Access Governance Berichte: Sie zeigen im SharePoint Admin Center, welche Websites potenziell überteilte oder vertrauliche Inhalte enthalten. Der Bericht „Everyone except external users“ listet zum Beispiel die 100 Websites, auf denen in den letzten 28 Tagen Inhalte mit der gesamten Organisation geteilt wurden. Weitere Berichte zeigen Freigabelinks für „Jeder“, für alle in der Organisation und für bestimmte Personen.
• Restricted Access Control: beschränkt den Zugriff auf eine SharePoint-Website auf eine Microsoft Entra Sicherheitsgruppe oder Microsoft 365 Gruppe. Wer nicht Mitglied ist, kommt nicht mehr an die Inhalte, auch wenn er früher über einen Link Zugriff hatte.
• Restricted Content Discovery: nimmt einzelne Websites aus Copilot und der organisationsweiten Suche heraus, ohne die Berechtigungen zu ändern. Das eignet sich für Inhalte, die zugänglich bleiben müssen, aber nicht breit auffindbar sein sollen.
• Restricted SharePoint Search: begrenzt die Copilot-Suche vorübergehend auf eine Liste ausgewählter Websites, solange die Bereinigung läuft.
• DSPM for AI in Microsoft Purview: prüft jede Woche automatisch die 100 meistgenutzten SharePoint-Websites auf Oversharing. Daraus lassen sich direkt Maßnahmen ableiten, etwa DLP-Richtlinien, die Copilot das Zusammenfassen von Dateien mit bestimmten Vertraulichkeitsbezeichnungen verbieten, automatische Bezeichnungen für vertrauliche Inhalte oder Aufbewahrungsrichtlinien, die Inhalte löschen, auf die seit mindestens drei Jahren niemand zugegriffen hat.
• Microsoft 365 Archive: Archivierte Websites und Dateien nutzt Copilot laut Microsoft nicht. Richtlinien für inaktive Websites archivieren ungenutzte Websites automatisch. Für einzelne inaktive Dateien plant Microsoft eine eigene Richtlinie in SharePoint Advanced Management, die öffentliche Vorschau ist laut Microsoft für Oktober 2026 und die allgemeine Verfügbarkeit bis Ende 2026 vorgesehen, beides als Zieltermine, die sich verschieben können.

Mehr zu Vertraulichkeitsbezeichnungen, DLP und Aufbewahrung finden Sie auf unserer Seite zu Microsoft Purview.

Oversharing ist kein Grund, auf Copilot zu verzichten. Es ist aber ein Grund, vorher aufzuräumen. Wir empfehlen diese Reihenfolge:

1. Bestandsaufnahme machen: Im SharePoint Admin Center unter Berichte (Reports) die Data Access Governance Berichte erzeugen und im Microsoft Purview Portal die Ergebnisse von DSPM for AI prüfen.
2. Freigabeeinstellungen verschärfen: Im SharePoint Admin Center unter Richtlinien > Freigabe (Policies > Sharing) die Standardlinks auf bestimmte Personen umstellen und für Links ein Ablaufdatum festlegen.
3. Kritische Bereiche absichern: Websites für Geschäftsführung, Personal, Finanzen und Verträge mit Restricted Access Control oder Restricted Content Discovery schützen.
4. Alte Daten aufräumen: Inaktive Websites archivieren und nicht mehr benötigte Inhalte nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen löschen.
5. Vertraulichkeitsbezeichnungen einführen: Vertrauliche Dokumente kennzeichnen und mit DLP-Richtlinien verhindern, dass Copilot sie zusammenfasst.
6. Mitarbeitende und Admins sensibilisieren: Keine Firmendaten in Hilfeforen und privaten KI-Konten, Fehlermeldungen und Screenshots vor dem Teilen bereinigen, vorsichtiger Umgang mit Verteilern, Weiterleitungen und Freigabelinks. Unsere Copilot Schulung greift genau diese Punkte auf.

Welche Daten Sie wie lange aufbewahren müssen und welche Sie löschen dürfen, ist eine rechtliche Frage. Stimmen Sie Aufbewahrungs- und Löschregeln mit Ihrem Datenschutzbeauftragten und Ihrer Rechtsberatung ab. Die InSys AG^® leistet keine Rechtsberatung, sondern setzt die Vorgaben technisch in Microsoft 365 um.

Als Microsoft Solutions Partner für Security und für KI-Geschäftslösungen bereiten wir Microsoft 365 Umgebungen auf Copilot vor. Unser Microsoft Tenant Sicherheitscheck zeigt, wo Ihre Konfiguration nachgeschärft werden muss. Bei der Einführung von Microsoft 365 Copilot werten wir die Oversharing-Berichte gemeinsam mit Ihnen aus, richten SharePoint Advanced Management und Microsoft Purview ein und sensibilisieren Ihre Mitarbeitenden und Admins im Umgang mit vertraulichen Daten.

Damit Ihr Tenant nicht nur einmal aufgeräumt wird, sondern dauerhaft sicher bleibt, übernimmt unser SSMS, die Managed Security der InSys AG^® für Microsoft-Produkte, die laufende Überwachung und Pflege Ihrer Microsoft 365 Sicherheit. Was Copilot außerdem über Ihre Mitarbeitenden speichert, lesen Sie in unserer News zu Copilot Memory. Einen Überblick über alle Leistungen finden Sie auf unserer Seite Microsoft Partner für Microsoft 365 Security.

Rufen Sie uns an unter +49 (521) 260105-0 oder nutzen Sie das Kontaktformular unter diesem Beitrag.