Copilot Memory: Was Microsoft 365 Copilot jetzt über Mitarbeitende lernt und was Admins prüfen sollten

• Mit Copilot Memory merkt sich Microsoft 365 Copilot Vorlieben und Arbeitskontext der Benutzer, seit Oktober 2026 auch Erkenntnisse aus E-Mails, Teams-Chats, Besprechungstranskripten und Profildaten (Work Insights).
• Die Funktion ist im Tenant standardmäßig eingeschaltet, Microsoft verteilt sie bis Ende November 2026 weltweit, eine Aktion der Administratoren ist laut Microsoft nicht erforderlich.
• Teams erzeugt zusätzlich Memory-Dateien zu Besprechungen: Nach einer Verschiebung startet die Erzeugung im Januar 2027, die Dateien werden standardmäßig fünf Jahre aufbewahrt.
• Aktionen rund um Copilot Memory erzeugen laut Microsoft-Dokumentation keine Einträge im Purview-Überwachungsprotokoll, und Administratoren können nicht einschränken, welche Inhalte im Gedächtnis landen.
• Unternehmen in Deutschland sollten Datenschutzbeauftragte und Betriebsrat jetzt einbinden und bewusst entscheiden, ob, für wen und mit welchen Fristen sie die Funktionen nutzen.

Copilot Memory ist das Gedächtnis von Microsoft 365 Copilot und Copilot Chat. Statt jede Unterhaltung bei null zu beginnen, merkt sich Copilot, wie ein Benutzer arbeitet: welche Projekte er betreut, welchen Schreibstil er bevorzugt, welche Rolle er im Unternehmen hat. Laut Microsoft-Dokumentation besteht das Gedächtnis aus drei Bausteinen:

• Gespeicherte Erinnerungen (Saved memories): Inhalte, die der Benutzer ausdrücklich speichern lässt, etwa die Vorgabe, Angebote immer in Euro netto zu erstellen.
• Details aus dem Chatverlauf: Informationen, die Copilot aus früheren Unterhaltungen ableitet und laufend aktualisiert oder verwirft.
• Benutzerdefinierte Anweisungen (Custom instructions): feste Vorgaben des Benutzers, die Copilot bei jeder Antwort berücksichtigt.

Copilot Memory steht Benutzern von Copilot Chat mit und ohne Microsoft 365 Copilot Lizenz zur Verfügung. Die Funktion ist laut Microsoft noch als Vorschau gekennzeichnet und kann sich ändern.

Mit der Message-Center-Meldung MC1492154 hat Microsoft am 8. Oktober 2026 eine erweiterte Version angekündigt und am 26. Oktober 2026 aktualisiert: Copilot Memory nutzt jetzt zusätzlich sogenannte Work Insights. Das sind Rückschlüsse, die Copilot aus den Microsoft 365 Arbeitsdaten eines Benutzers zieht. Grundlage der dafür nötigen erweiterten Personalisierung sind laut Microsoft unter anderem Teams-Chats, E-Mails in Outlook, Besprechungstranskripte, Nutzungsdaten, Profilangaben wie die Rolle und Daten aus Connectors. Die Erkenntnisse werden laut Microsoft nur für den jeweiligen Benutzer verwendet und nicht mit anderen geteilt.

Der weltweite Rollout hat Anfang Oktober 2026 begonnen und soll bis Ende November 2026 abgeschlossen sein. Eine Aktion der Administratoren ist laut Microsoft nicht erforderlich. Genau das ist der Punkt: Wer nichts tut, hat die Funktion nach dem Rollout aktiv.

Benutzer sehen ihre gespeicherten Erinnerungen unter Einstellungen > Personalisierung (Settings > Personalization). Dort können sie Erinnerungen löschen und benutzerdefinierte Anweisungen, gespeicherte Erinnerungen und den Chatverlauf als Quelle einzeln abschalten.

Parallel führt Microsoft in Teams eine zweite Gedächtnisfunktion ein, angekündigt in der Message-Center-Meldung MC1429018. Für Besprechungen erzeugt Teams Memory-Dateien mit der Endung „.meeting“, die zentrale Erkenntnisse aus dem Gespräch festhalten. Alle Inhalte sind KI-generiert, Ausschnitte aus dem Transkript werden laut Microsoft nicht gespeichert. Copilot und der Facilitator nutzen diese Dateien später als Grundlage für ihre Antworten.

Eine Memory-Datei entsteht nur, wenn Meeting Memory in der Organisation aktiviert ist und für die Besprechung die intelligente Zusammenfassung (Intelligent Recap) aktiv ist. Ausgenommen sind Besprechungen mit Vertraulichkeitsbezeichnungen mit Verschlüsselung, mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung oder mit eingeschränktem Kopieren und Weiterleiten.

Zeitplan: Microsoft hat den Start am 30. Oktober 2026 verschoben. Bei Kunden mit Targeted Release beginnt die Erzeugung der Memory-Dateien Anfang Januar 2027, bei allgemeiner Verfügbarkeit Mitte Januar 2027. Die Einstellungen im Teams Admin Center erscheinen jeweils rund vier Wochen vor diesem Start.

Standardwerte: Die Funktion ist eingeschaltet, die Dateien werden 1.825 Tage, also fünf Jahre, aufbewahrt und danach automatisch gelöscht. Gespeichert werden sie in einem SharePoint-Embedded-Container, der dem Tenant gehört, nicht im Speicher der Benutzer. Benutzer können die Dateien weder einsehen noch ändern, umbenennen oder verschieben. Antworten auf Grundlage einer Memory-Datei erhalten nur Benutzer, die Zugriff auf die Besprechung haben, und nur innerhalb des Tenants des Organisators.

• Speicherort: Die Erinnerungen liegen in einem versteckten Ordner im Exchange-Postfach des Benutzers. Es gelten dieselben Sicherheitsmechanismen wie für andere Postfachdaten, etwa Verschlüsselung im Ruhezustand und Customer Lockbox.
• Löschfristen: Gespeicherte Erinnerungen bleiben, bis der Benutzer sie löscht. Das Löschen eines Chats entfernt sie nicht. Details aus dem Chatverlauf verschwinden innerhalb von sieben Tagen, wenn alle Chats mit dieser Information gelöscht sind. Wird der Chatverlauf als Quelle abgeschaltet, löscht Microsoft die abgeleiteten Details nach 30 Tagen. Wird die Personalisierung oder werden die gespeicherten Erinnerungen abgeschaltet, nutzt Copilot sie nicht mehr, bereits gespeicherte Erinnerungen werden dadurch aber nicht gelöscht.
• Aufbewahrung: Seit Oktober 2026 lassen sich gespeicherte Erinnerungen laut Message-Center-Meldung MC1478965 mit Aufbewahrungsrichtlinien aus Microsoft Purview für einen festgelegten Zeitraum aufbewahren. Wird eine Erinnerung geändert oder gelöscht, kann eine inaktive Version im Postfach erhalten bleiben.
• eDiscovery und Auskunftsersuchen: Gespeicherte und abgeleitete Erinnerungen einschließlich aufbewahrter inaktiver Versionen lassen sich über eDiscovery finden, exportieren und löschen. Benutzerdefinierte Anweisungen sind für Administratoren dagegen nicht auffindbar.
• Protokollierung: Aktionen rund um Gedächtnis und Personalisierung erzeugen laut Microsoft-Dokumentation keine Einträge im Purview-Überwachungsprotokoll.
• Inhalte: Administratoren können nicht festlegen, welche Art von Informationen in das Gedächtnis aufgenommen wird.

Copilot Memory baut für jeden Benutzer ein Bild seiner Arbeitsweise auf, Teams Meeting Memory hält Inhalte von Besprechungen über Jahre fest. Damit stellen sich für Unternehmen in Deutschland konkrete Fragen:

• Mitbestimmung: Technische Einrichtungen, die geeignet sind, Verhalten oder Leistung von Beschäftigten zu überwachen, unterliegen der Mitbestimmung des Betriebsrats. Viele Unternehmen haben für Microsoft 365 Copilot bereits eine Betriebsvereinbarung. Sie sollte prüfen lassen, ob die neuen Gedächtnisfunktionen davon abgedeckt sind.
• Datenschutz: Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und eine vorhandene Datenschutz-Folgenabschätzung sollten um Work Insights und Memory-Dateien ergänzt werden. Dazu gehören Zweck, Datenkategorien und Löschfristen.
• Transparenz: Mitarbeitende sollten wissen, dass Copilot sich Dinge merkt, wo sie das einsehen und wie sie es abschalten oder löschen.
• Besprechungen mit Externen: Wenn Kunden oder Partner an Besprechungen teilnehmen, fließen auch deren Beiträge in Memory-Dateien ein, die standardmäßig fünf Jahre gespeichert werden.

Für die rechtliche Bewertung im Einzelfall sind Ihre Datenschutzbeauftragten und gegebenenfalls Ihre Rechtsberatung zuständig. Die technische Grundlage dafür liefern wir.

1. Entscheidung treffen: Legen Sie gemeinsam mit Datenschutz und Betriebsrat fest, ob Copilot Memory für alle, für eine Pilotgruppe oder vorerst für niemanden aktiv sein soll.
2. Erweiterte Personalisierung steuern: Über die Einstellung für erweiterte Personalisierung (enhancedPersonalizationSetting in Microsoft Graph) lassen sich Copilot Memory und die Work Insights für den ganzen Tenant oder für eine Gruppe von Benutzern abschalten. Ist die Funktion zentral deaktiviert, können Benutzer sie in den Einstellungen nicht wieder einschalten.
3. Teams Meeting Memory vorbereiten: Sobald die Einstellung erscheint, finden Sie sie im Teams Admin Center in den Besprechungsrichtlinien (Meeting policies) unter Meeting Memory. Legen Sie eine kürzere Ablauffrist fest, wenn fünf Jahre nicht zu Ihren Löschkonzepten passen, oder schalten Sie die Funktion ab.
4. Aufbewahrung in Purview festlegen: Entscheiden Sie, ob und wie lange gespeicherte Erinnerungen mit Microsoft Purview aufbewahrt werden sollen, und prüfen Sie, wer per eDiscovery darauf zugreifen darf.
5. Vertrauliche Besprechungen schützen: Vertraulichkeitsbezeichnungen mit Verschlüsselung, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung oder eingeschränktes Kopieren und Weiterleiten schließen eine Besprechung von Meeting Memory aus. Ohne intelligente Zusammenfassung entsteht ebenfalls keine Memory-Datei.
6. Auskunftsprozess anpassen: Ergänzen Sie Ihren Prozess für Auskunfts- und Löschersuchen um den Ordner CopilotMemory im Postfach. Er nutzt dieselbe Elementklasse wie normale Kontakte, Exporte müssen daher gefiltert werden.
7. Mitarbeitende informieren: Erklären Sie, wo die Einstellungen unter Einstellungen > Personalisierung (Settings > Personalization) liegen und wie Erinnerungen gelöscht werden.

Als Microsoft Solutions Partner für Security und für KI-Geschäftslösungen führt die InSys AG^® Microsoft 365 Copilot in Unternehmen ein, von der Readiness-Prüfung über Lizenzen bis zur Abstimmung mit Datenschutz und Betriebsrat. Für Copilot Memory und Teams Meeting Memory erarbeiten wir mit Ihnen die passenden Einstellungen für Personalisierung, Besprechungsrichtlinien und Aufbewahrung und dokumentieren sie so, dass Datenschutzbeauftragte und Betriebsrat damit arbeiten können. Ob Ihr Tenant für Copilot insgesamt richtig konfiguriert ist, zeigt der Microsoft Tenant Sicherheitscheck. Weitere Neuerungen rund um Teams lesen Sie im Beitrag Microsoft Teams neue Funktionen. Einen Überblick über alle Leistungen finden Sie unter Microsoft 365 Security und Beratung. Sie erreichen uns telefonisch unter +49 (521) 260105-0 oder über das Kontaktformular unter diesem Beitrag.