Copilot in OneDrive: Microsoft macht Dateien zur Arbeitsgrundlage für KI

• Copilot in OneDrive und SharePoint ist seit dem 20. Oktober 2026 allgemein verfügbar und setzt eine Lizenz für Microsoft 365 Copilot voraus.
• Copilot analysiert mehrere Dateien gemeinsam, ordnet Projektordner und erstellt aus vorhandenen Unterlagen neue Inhalte wie interaktive HTML-Berichte.
• Hero Links ersetzen mehrere Freigabelinks durch einen einzigen Link pro Datei, dessen Berechtigungen sich nachträglich ändern lassen.
• Vor der Einführung sollten Unternehmen ihre Freigaben in SharePoint und OneDrive prüfen, weil Copilot alle Inhalte nutzt, auf die ein Mitarbeiter Zugriff hat.

Microsoft hat am 20. Oktober 2026 beim OneDrive + Copilot Event zahlreiche Neuerungen vorgestellt. Die wichtigste: Copilot in OneDrive und SharePoint ist allgemein verfügbar. Einige Funktionen stehen ab sofort bereit, andere folgen in den kommenden Monaten.

Neu ist, dass Copilot mehrere Dateien gemeinsam auswertet. Markieren Sie mehrere Excel-Tabellen, erkennt Copilot Trends und erstellt passende Diagramme. Unübersichtliche Projektordner mit Berichten, Notizen und Plänen sortiert Copilot auf Wunsch in eine sinnvolle Struktur. Aus vorhandenen Dateien entstehen außerdem neue Inhalte, etwa ein interaktiver HTML-Bericht, den Sie mit weiteren Anweisungen verfeinern.

Wiederkehrende Abläufe lassen sich als persönliche Fähigkeit speichern. Copilot legt sie als Markdown-Datei ab und führt sie beim nächsten Mal genauso aus. Der Monatsbericht ist damit nur noch einen Prompt entfernt. Eine Prompt-Galerie liefert fertige Vorlagen für den Einstieg. Für die Nutzung ist eine Lizenz für Microsoft 365 Copilot erforderlich.

Copilot und KI-Agenten erzeugen Inhalte zunehmend als HTML- oder Markdown-Datei. OneDrive kann diese Formate jetzt direkt öffnen, bearbeiten und teilen. Mehrere Personen arbeiten gleichzeitig daran, setzen Kommentare und sehen Änderungen in Echtzeit.

Mit Hero Links baut Microsoft das Teilen von Dateien grundlegend um. Statt mehrerer Links mit unterschiedlichen Rechten gibt es standardmäßig einen Link pro Datei oder Ordner. Ändern Sie die Berechtigungen, gilt die neue Einstellung sofort für denselben Link. Hero Links werden derzeit ausgerollt. Angekündigt sind außerdem ablaufende Hero Links, die nach einer festgelegten Frist automatisch auf die sichere Standardeinstellung zurückfallen.

Der OneDrive-Client synchronisiert unter Windows und macOS jetzt bis zu eine Million Elemente, schon ab 8 GB Arbeitsspeicher. Lange Dateipfade verarbeitet der Client besser, das reduziert typische Sync-Fehler. Eine neue Bibliotheksansicht bündelt SharePoint-Bibliotheken, Teams und favorisierte Websites direkt in OneDrive. Freigegebene Ordner, die Mitarbeiter zu OneDrive hinzufügen, landen künftig in einem eigenen Ordner für Verknüpfungen.

Für die IT bringt das Update mehrere Neuerungen:

• SharePoint Admin Agent: Administratoren fragen in natürlicher Sprache, welche Websites zu weit geteilt sind und wie hoch das Risiko ist. Der Agent unterstützt anschließend bei den nötigen Maßnahmen.
• Dateiarchiv in SharePoint: Inaktive Dateien in Dokumentbibliotheken lassen sich per Richtlinie archivieren. Eine Vorab-Analyse zeigt, welche Dateien betroffen wären.
• Sync-Richtlinien: Einzelne Ordner lassen sich gezielt von der Synchronisierung ausschließen.
• Kommandozeilen-Tool: Konten, Konfiguration und Status der Synchronisierung lassen sich per Befehlszeile auslesen. Das Tool ist derzeit in einer privaten Vorschau.

Microsoft hat auch einen Ausblick gegeben. Künftig sollen sich Dateien mit KI-Agenten teilen lassen, die Mitarbeiter wie Kollegen per Erwähnung in Kommentare einbinden. Dateien, an denen KI mitgearbeitet hat, sollen erkennbar werden, einschließlich der beteiligten Agenten. Copilot soll außerdem Berechtigungsprobleme wie unterbrochene Vererbung erkennen, Korrekturen vorschlagen und auf zu weit gefasste Freigaben hinweisen, etwa auf Links für jeden.

Copilot nutzt nur Dateien, auf die der jeweilige Mitarbeiter Zugriff hat. Genau darin liegt die Herausforderung: Zu weit freigegebene Ordner und Websites werden mit KI schneller sichtbar. Wir empfehlen vor dem Rollout vier Schritte:

1. Links für jeden und organisationsweite Freigaben in OneDrive und SharePoint prüfen und bereinigen.
2. Websites mit zu weit gefassten Berechtigungen identifizieren, zum Beispiel mit dem SharePoint Admin Agent.
3. Vertrauliche Inhalte mit Vertraulichkeitsbezeichnungen aus Microsoft Purview kennzeichnen.
4. Copilot zunächst mit einer Pilotgruppe einführen und die Erfahrungen auswerten.

Als Microsoft Solutions Partner für KI-Geschäftslösungen und Microsoft Direct CSP begleitet die InSys AG^® Unternehmen bei der Einführung von Copilot. Mit unserer SharePoint Beratung sorgen wir dafür, dass Berechtigungen und Strukturen vor dem KI-Einsatz sauber aufgestellt sind. Einen Überblick über alle Leistungen finden Sie auf unserer Seite zum Microsoft 365 Partner für Security und KI. Sie erreichen uns telefonisch unter +49 (521) 260105-0.