Modern Workplace am Ende? Warum Word und Excel ihre Rolle im KI-Arbeitsplatz ändern

• Microsoft hat die frühere Microsoft 365 App zur Microsoft Copilot App gemacht und bringt mit Office in Copilot Word, Excel und PowerPoint direkt in die KI-Oberfläche.
• Damit kehrt sich das Verhältnis um: Nicht mehr die Anwendung enthält die KI, sondern die KI bedient die Anwendung und erzeugt Dokumente, Tabellen und Präsentationen.
• Studien von ActivTrak und DeskTime zeigen, dass die Arbeitszeit in KI-Werkzeugen seit 2023 stark wächst, laut ActivTrak nutzen 2026 bereits 80 Prozent der Beschäftigten KI-Werkzeuge.
• Word und Excel sind nicht tot, sie werden aber vom Ort, an dem Arbeit entsteht, zum Werkzeug im Hintergrund.
• Unternehmen sollten den Modern Workplace deshalb zum KI-Arbeitsplatz weiterentwickeln, mit Daten, Rechten und Schnittstellen, die eine KI sicher nutzen kann.

Jahrelang stand der Begriff Modern Workplace für einen klaren Arbeitsplatz: Microsoft 365 in der Cloud, Teams für die Zusammenarbeit, Outlook für Mails und Termine, Word, Excel und PowerPoint für Dokumente, Tabellen und Präsentationen. Die Anwendungen waren der Ort, an dem Arbeit entstand. Die KI kam später dazu, als Copilot-Schaltfläche in Word oder als Seitenleiste in Excel.

Heute kehrt sich dieses Verhältnis um. Früher war Copilot ein Bestandteil von Word, heute ist Word ein Bestandteil von Copilot. Das ist keine Übertreibung, sondern lässt sich an Microsofts eigenen Schritten ablesen.

Laut Microsoft wurde die frühere Microsoft 365 App, der zentrale Einstieg in Word, Excel und PowerPoint, im Januar 2025 in Microsoft 365 Copilot App umbenannt. Inzwischen heißt sie laut Microsoft-Support Microsoft Copilot App. Am 25. September 2026 hat Microsoft im offiziellen Microsoft Blog Office in Copilot vorgestellt: Aus der Copilot-Oberfläche heraus lassen sich Dokumente, Tabellen und Präsentationen erstellen und bearbeiten, die als echte Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien entstehen und mit den Office-Apps synchron bleiben.

Wichtig für die Einordnung: Microsoft hat ausdrücklich klargestellt, dass Word, Excel und PowerPoint ihre Namen behalten und weiter als eigene Anwendungen existieren. Geändert hat sich nicht das Werkzeug, sondern der Einstieg in die Arbeit.

Bei der InSys AG^® ist dieser Wandel bereits Arbeitsalltag. Von den klassischen Office-Anwendungen spielen vor allem noch Microsoft Teams für die Zusammenarbeit und Outlook für eingehende Informationen eine zentrale Rolle. Neue Mails und Termine entstehen zunehmend per Sprache über die KI, auch unterwegs. Dokumente, Auswertungen und Texte erzeugt die KI, die Anwendungen dienen zum Prüfen und für den Feinschliff.

Ein Beispiel aus dem Vertrieb: Über einen eigenen MCP Server ist das ERP-System der InSys AG^® an die KI angebunden. Aus einem Chat-Verlauf mit Microsoft 365 Copilot oder Claude von Anthropic heraus entstehen so heute schon automatisch Angebote direkt im ERP-System, ohne dass jemand die Positionen von Hand in eine Angebotsmaske überträgt. Die KI übernimmt den Ablauf, der Mensch prüft und gibt frei.

Das ist kein Sonderfall, sondern die Richtung, in die sich Büroarbeit insgesamt bewegt. Wie sich Arbeit verändert, wenn man mit der KI spricht statt zu klicken, beschreiben wir in unserem Beitrag Mit KI sprechen statt klicken.

Eine belastbare Statistik, wie viele Minuten Beschäftigte früher täglich in Word oder Excel verbracht haben, veröffentlichen die Hersteller nicht. Gut belegt ist aber, wohin die Arbeitszeit heute fließt:

• Mehr Nutzer: Laut dem Report State of the Workplace 2026 von ActivTrak nutzen 80 Prozent der Beschäftigten KI-Werkzeuge, zwei Jahre zuvor waren es 53 Prozent. Die Zeit in KI-Werkzeugen hat sich in diesem Zeitraum verachtfacht.
• Steiles Wachstum: Laut einer Studie von DeskTime ist die Arbeitszeit in KI-Werkzeugen von 2023 auf 2024 um das 2,6-Fache und von 2024 auf 2025 um das 2,8-Fache gestiegen. Für 2026 erwartet DeskTime rund das Dreifache.
• Mehr, nicht weniger Arbeit: Laut ActivTrak arbeiten KI-Nutzer am Tag 8,4 bis 9,1 Stunden digital, Beschäftigte ohne KI rund 7,6 Stunden. Grundlage sind Daten von mehr als 9.000 Beschäftigten aus 467 Unternehmen.

Die Zahlen zeigen zweierlei. Die KI wird zum Ort, an dem Arbeit beginnt. Und KI spart nicht automatisch Zeit: Sie verändert, wie gearbeitet wird, und bringt nur dann Entlastung, wenn auch die Abläufe neu gedacht werden.

Nein. Word und Excel bleiben die Formate, in denen Unternehmen Verträge, Angebote, Kalkulationen und Berichte austauschen, prüfen und archivieren. Auch Office in Copilot erzeugt am Ende echte Word- und Excel-Dateien. Was sich ändert, ist die Rolle der Anwendungen: Sie werden vom Ort, an dem Arbeit entsteht, zum Werkzeug im Hintergrund. Nicht der Mensch bedient Word und Excel Zeile für Zeile, sondern die KI bedient Word und Excel. Der Mensch beschreibt das Ziel, prüft das Ergebnis und entscheidet.

Für Büroarbeitende heißt das: Wichtiger als jede Formel in Excel wird die Fähigkeit, der KI klare Aufgaben zu geben und ihre Ergebnisse kritisch zu prüfen.

Ein KI-Arbeitsplatz ist mehr als eine Copilot-Lizenz. Damit die KI Dokumente sinnvoll erzeugen und Abläufe übernehmen kann, braucht sie:

• Saubere Daten: Dateien, Mails und Teams-Inhalte müssen auffindbar und richtig berechtigt sein. Sonst zeigt die KI Inhalte, die nicht jeder sehen sollte. Wie Microsoft Dateien zur Arbeitsgrundlage der KI macht, lesen Sie im Beitrag Copilot in OneDrive.
• Schnittstellen: Über MCP Server bekommt die KI Zugriff auf eigene Systeme wie ERP oder CRM, so wie beim automatischen Erstellen von Angeboten. Mehr dazu auf unserer Seite zu MCP Servern.
• Sprache als Eingabe: Wer mit der KI spricht, arbeitet auch dort, wo kein Bildschirm ist.
• Regeln und Schulung: Mitarbeitende müssen wissen, was sie der KI anvertrauen dürfen und wie sie Ergebnisse prüfen.

Als Microsoft Solutions Partner für KI-Geschäftslösungen und für Security entwickelt die InSys AG^® den Modern Workplace ihrer Kunden zum KI-Arbeitsplatz weiter: von der Einführung von Microsoft 365 Copilot über die Absicherung von Daten und Berechtigungen bis zur Anbindung eigener Systeme per MCP Server. Unsere KI-Beratung zeigt, welche Abläufe sich heute schon von der KI übernehmen lassen. Alle Leistungen finden Sie im Bereich KI-Beratung der InSys AG^®.

Rufen Sie uns an unter +49 (521) 260105-0 oder nutzen Sie das Kontaktformular unten auf dieser Seite.

• Microsoft-Support: Übergang der Microsoft 365 App zur Microsoft Copilot App
• Offizieller Microsoft Blog, 25. September 2026: Vorstellung des neuen Copilot mit Office in Copilot
• ActivTrak: State of the Workplace 2026
• DeskTime: Studie zur Nutzung von KI-Werkzeugen am Arbeitsplatz, 2026