ZUGFeRD Rechnung: Wie KI die Daten der E-Rechnung für Automatisierungen nutzt

• Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro netto inländische B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen, ab 2028 gilt das für alle übrigen Unternehmen.
• Eine ZUGFeRD Rechnung enthält neben dem lesbaren PDF strukturierte XML-Daten, die Maschinen ohne Texterkennung zuverlässig auslesen können.
• Je nach Profil können Positionsdaten wie Artikelnummer, Bestellbezug, Lieferscheinnummer, Charge oder Seriennummer mitübertragen werden.
• Mit KI lassen sich diese Daten für automatische Zubuchungen im Wareneingang, Lieferavise an Kunden, den Abgleich mit Bestellungen und das Anlegen von Garantie- und Wartungsdaten nutzen.
• Entscheidend ist, mit den wichtigsten Lieferanten abzustimmen, welche Zusatzfelder sie in der E-Rechnung befüllen.

Ab dem 1. Januar 2027 wird die ZUGFeRD Rechnung oder eine XRechnung für viele Unternehmen zum Standard im Versand. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro netto dürfen inländische B2B-Rechnungen dann nur noch als E-Rechnung ausstellen. Für alle übrigen Unternehmen gilt die Ausstellungspflicht ab dem 1. Januar 2028. Empfangen können müssen E-Rechnungen alle inländischen Unternehmen bereits seit 2025. Ein einfaches PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung mehr im Sinne des Gesetzes. Entscheidend ist ein strukturiertes Format nach der europäischen Norm EN 16931.

Die meisten Unternehmen betrachten die Umstellung als Pflichtaufgabe für Buchhaltung und ERP. Dabei steckt in der E-Rechnung ein Wert, den viele übersehen: Zum ersten Mal kommen Rechnungen flächendeckend als saubere, maschinenlesbare Daten ins Haus. Genau das ist die Grundlage für Automatisierungen mit KI.

Eine ZUGFeRD Rechnung besteht aus einem lesbaren PDF und einer eingebetteten XML-Datei mit den Rechnungsdaten. Die XRechnung enthält nur die XML-Daten. In beiden Fällen müssen die Daten nicht mehr per Texterkennung aus einem Dokument gelesen werden, sie liegen bereits strukturiert vor.

Je nach ZUGFeRD-Profil sind unterschiedlich viele Angaben enthalten:

• Kopfdaten wie Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuersätze und Zahlungsbedingungen
• Positionsdaten wie Artikelnummer des Lieferanten, Bezeichnung, Menge, Einheit und Preis
• Bezüge auf Bestellung, Lieferschein und Lieferdatum
• Artikelmerkmale, mit denen sich etwa Seriennummern oder Chargen auf Positionsebene übertragen lassen. Das Profil EXTENDED bietet dafür zusätzliche Felder für komplexere Geschäftsprozesse.

Wichtig für die Praxis: Welche dieser Zusatzangaben tatsächlich befüllt sind, hängt vom Lieferanten und seiner Software ab. Wer die Daten nutzen will, sollte mit seinen wichtigsten Lieferanten abstimmen, welches Profil und welche Felder sie liefern.

Strukturierte Daten allein automatisieren noch nichts. Erst KI-gestützte Abläufe verbinden die Rechnung mit Bestellung, Warenwirtschaft, Kunden und Service. Aus unserer Beratungspraxis sehen wir vor allem diese Einsatzfelder:

Ware automatisch zubuchen

Kommt eine Rechnung mit Positionen, Mengen und Lieferscheinbezug, kann die KI den passenden Wareneingang vorbereiten oder direkt buchen. Abweichende Artikelnummern des Lieferanten ordnet sie den eigenen Artikeln zu und lernt aus jeder Korrektur. Bei Ware mit Seriennummern werden diese direkt dem jeweiligen Artikel in der Warenwirtschaft zugeordnet, ohne dass jemand Etiketten abtippen muss.

Lieferavise automatisch an Kunden senden

Bei Streckengeschäften und Kommissionsware sind Lieferant, eigenes Unternehmen und Endkunde oft über eine Bestellung verbunden. Enthält die Rechnung des Lieferanten Bestellbezug, Lieferdatum und Seriennummern, kann die KI dem Kunden automatisch ein Lieferavis schicken: welche Geräte mit welchen Seriennummern kommen, wann sie geliefert werden und zu welchem Auftrag sie gehören.

Rechnung, Bestellung und Wareneingang abgleichen

Der klassische Drei-Wege-Abgleich wird mit strukturierten Daten deutlich einfacher. Die KI vergleicht Preise, Mengen und Positionen der Rechnung mit Bestellung und Wareneingang. Stimmt alles, geht die Rechnung in die Freigabe. Weicht etwas ab, bekommt der zuständige Einkäufer eine konkrete Rückfrage statt einer Rechnung zum Suchen.

Garantie, Wartung und Lebenszyklus verwalten

Seriennummer, Artikel und Rechnungsdatum sind genau die Daten, die für Garantiefristen und Wartungsintervalle gebraucht werden. Die KI kann daraus automatisch Geräteakten anlegen, Garantieenden vormerken und rechtzeitig an Wartung, Verlängerung oder Austausch erinnern. Für IT-Hardware wie Notebooks, Access Points oder Switches entsteht so nebenbei eine verlässliche Inventarliste.

Preise und Lieferanten im Blick behalten

Wenn alle Eingangsrechnungen auf Positionsebene vorliegen, erkennt die KI Preisänderungen sofort: Ein Artikel ist teurer geworden als bei der letzten Bestellung, ein Rahmenvertragspreis wurde nicht eingehalten oder Frachtkosten steigen schleichend. Einkauf und Controlling erhalten diese Hinweise automatisch.

Kontierung und Zahlungen vorbereiten

Aus Lieferant, Artikel und bisherigen Buchungen schlägt die KI Konto, Kostenstelle und Steuerschlüssel vor. Skontofristen aus den strukturierten Zahlungsbedingungen werden automatisch überwacht, damit kein Skonto mehr verloren geht.

Die gesetzliche Pflicht ist der Anlass, der eigentliche Nutzen entsteht durch die Prozesse danach. Diese Schritte haben sich bewährt:

1. Den Eingangskanal klären: Wo kommen E-Rechnungen an, wie gelangen die XML-Daten ins ERP und wer prüft die Validität?
2. Lieferanten priorisieren: Die zehn bis zwanzig wichtigsten Lieferanten decken meist den Großteil der Positionen ab. Mit ihnen sollten Profil und Zusatzfelder wie Bestellnummer, Lieferscheinnummer und Seriennummer abgestimmt werden.
3. Einen Prozess auswählen: Nicht alles auf einmal automatisieren, sondern mit einem klar messbaren Ablauf starten, zum Beispiel der Zubuchung von Ware mit Seriennummern.
4. Eigene Ausgangsrechnungen mitdenken: Wer selbst E-Rechnungen mit vollständigen Positions- und Seriennummern verschickt, erleichtert seinen Kunden die Automatisierung und wird damit zum bevorzugten Lieferanten.
5. Schnittstellen schaffen: KI kann nur mit Systemen arbeiten, an die sie angebunden ist. Warum Software heute eine KI-Schnittstelle braucht, beschreiben wir im Beitrag MCP Server als Pflichtkriterium für neue Software.

Für die Führungsebene lohnt sich ein strategischer Blick über die E-Rechnung hinaus: Welche weiteren Abläufe lassen sich digitalisieren, sobald Daten strukturiert vorliegen? Genau dafür ist unser Digital Advantage Workshop für Führungskräfte gedacht.

Die InSys AG^® begleitet Unternehmen in der KI-Beratung von der Idee bis zur laufenden Automatisierung. Gemeinsam ermitteln wir, welche Abläufe rund um die E-Rechnung den größten Nutzen bringen, und setzen sie mit Ihren vorhandenen Systemen um. Mehr zu unserem Ansatz finden Sie auf unserer Seite zur KI-Beratung für den Mittelstand. Sie erreichen uns telefonisch unter +49 (521) 260105-0 oder über das Kontaktformular am Ende dieser Seite.